Manual de eventos

Manual de Eventos
Marzo 2008 Autor: Libya Magdalena Carrillo Romero

Índice
• Introducción y conceptos rectores.

• Invitaciones • Tipo de Lugar (Abierto/Cerrado) • Presidium • Logística de Presidium

• Áreas y Croquis (Para distintos eventos)
• Registro y Recepción • Sala de Prensa • Carpeta

• Actividades de la DCS
• Anexos

INTRODUCCIÓN
La organización para la realización deeventos, de cualquier magnitud, es esencial para lograr el éxito, anticipándonos a cualquier imprevisto, se deben tener en cuenta aspectos de diversa índole para el desarrollo adecuado del mismo mediante un mejor control y coordinación de tareas, llevando un seguimiento en las fases que lo componen.

Este manual cuenta con una descripción de elementos que se requieren para un evento o acto delAyuntamiento de Puebla, es perfectible pero debe advertirse que no describe situaciones particulares, que siempre existen y que en muchas ocasiones son ajenas al área, funciones o equipo de trabajo, también existen situaciones que pueden provocarse por carencias en la información, decisiones de otras áreas o de grupos externos, requerimientos de último momento o incumplimiento de acuerdos.CONCEPTOS RECTORES
Es conveniente acordar con el área o áreas que generan el evento para que la comunicación sea fluida, establecer a un responsable o enlace del con la Coordinación Ejecutiva de Presidencia y entregar dos carpetas del evento, con las indicaciones que se describen en el apartado correspondiente.

Los siguientes elementos deben ser reflejados en los actos y eventos de gobierno mediantemensajes discursivos o simbólicos:
1. 2. 3. 4. 5. Fortalecimiento de la imagen de la Presidenta. Proyecto de Gobierno. Unidad y trabajo de equipo en las acciones. Objetivo General y Específico a comunicar a través del evento. Reflejar el beneficio público o social de las acciones del Ayuntamiento.

INVITACIONES
Lista de Invitados. Especificar en la carpeta: 1. Número Total de invitados(Responsable: Área que genera el evento) 2. Lista de invitados por sector (Anexar al final listado simple y base de datos actualizadas proporcionada por el área responsable). 3. Directores de Medios de Comunicación (Define el área responsable con la Coordinación de Comunicación Social) 4. Establecer invitados especiales y áreas en donde se desea situarlos en el plano del evento (Realizar un croquis oplano por colores y números, se presentan opciones más adelante, realiza el área responsable y presenta en carpeta) Formato Invitación  Por oficio (Responsable del formato: Coordinación Ejecutiva de Presidencia)  Invitación impresa (Contenido: Área responsable, diseño: Innovación)  Producción de Invitaciones: El área responsable debe proveer los datos generales del evento en la carpeta.  ycompra de materiales (sobres, papel especial, impresiones a cargo del Área Responsable) Entrega de invitaciones: A los invitados especiales debe entregarse al menos con una semana de anticipación. Puede ser conveniente una llamada de la Presidenta para casos muy específicos.  Personal (Área responsable, Relaciones Públicas o empresa de mensajería)  Telefónicas (Área responsable y/o RelacionesPúblicas de Presidencia)  Internet  Fax (Área responsable) Confirmaciones:  Telefónicas (Área responsable y/o Relaciones Públicas)  Fax  Internet
Nota: Las confirmaciones a Medios de Comunicación son responsabilidad de la CCS

TIPO DE LUGAR
1. Definir de acuerdo con el presupuesto y el tipo de evento el lugar ideal para su realización, si es una ceremonia formal el lugar deberá cubrir lasexpectativas: amplitud, comodidad, estacionamiento, accesos y medios de transporte, fastuosidad. El objetivo es crear el escenario y atmósfera idóneos. 2. Se deben incluir las siguientes áreas:  Pasillos laterales y centrales en forma cruzada (como medida de seguridad y de fácil acceso)  Invariablemente las primeras filas serán destinadas a invitados de los poderes de los gobiernos federal y...