MANUAL DE FUNCIONES ASIS ADM







TITULO DEL CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SUPERVISOR: GERENTE GENERAL

OBJETIVO GENERAL
Ejecutar los procesos administrativos de la empresa, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva delservicio.

COMPETENCIAS Y FACTORES CLAVES DE ÉXITO

COMPETENCIAS CORPORATIVAS
Demuestra compromiso con la misión y visión de la empresa.
Muestra sensibilidad y adaptabilidades al entorno laboral

COMPETENCIAS FUNCIONALES
Gestión del conocimiento y aprendizaje
Comparte el conocimiento y la experiencia
Trabaja activamente hacia un aprendizaje continuo y desarrollo personal en una o más áreas y aplica lasnuevas habilidades adquiridas.
Desarrollo y Efectividad Operacional
Habilidad para realizar variedad de tareas especializadas y procesos de trabajo que estén plenamente documentados, registrados y difundidos.
Habilidad por mantener la cortesía y el buen trato al personal de la empresa y clientes.
Capacidad de comprender la información a procesar
Poseer iniciativa
Realizar cálculos numérico conrapidez y precisión
Capacidad para revisar datos, identificar y resolver dificultades operativas que se presenten.
Capacidad para realizar trabajos de carácter confidencial.
Buen conocimiento de las normas y regulaciones administrativas
Liderazgo y Autogestión
Se enfoca en resultados y responde positivamente a la retroalimentación
Realiza el trabajo con energía y actitud positiva y constructivaConserva la calma, el control y el buen humor, incluso bajo presión.


FUNCIONES
Asiste en el desarrollo de las actividades de la empresa.
Participa en la elaboración del presupuesto de la empresa
Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
Realiza los pagos que requiere la empresa.
Llena formatos de órdenes de pago, instalación, y de producción
Realizaseguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo y trabajadores por diversos beneficios.
Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica,
Realiza registro contable.
Recibe y revisa lasfacturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar para las declaraciones SRI
Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con el detalle de facturas registradas y contabilizadas por concepto de compras y ventas.
Realiza trámites y pagos con el IESS y MRL en lo concerniente a mantener al día los registros de los trabajadores
Atención al Cliente
Entrega chequescorrespondientes a la nómina, revisa los recibos y envía al archivo general.
Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
Elabora comprobantes de ingreso y egreso de las transacciones de la empresa.
Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.
Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento,reparaciones e instalaciones de los equipos y productos de la empresa.,
Redacta y transcribe correspondencia y diversos documentos.
Lleva control de la caja chica.
Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por el Gerente de la Empresa
Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
Atiende e informa al público engeneral.
Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los clientes seleccionados por el Gerente.
Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
Envió y recepción de correspondencia
Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.(inventario)
Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
Lleva registros y el archivo de expedientes...