MANUAL DE FUNCIONES DE INVENTARIOS



MANUAL DE FUNCIONES DE INVENTARIOS

A continuación se especifican las funciones diarias en este cargo:

1. Llegar todas las mañanas y abrir el correo de inventarios que es:
inventarios@mesasysillasltda.com la clave es CAMILO02, en el correo hay que revisar todos los email que hayan enviado de los almacenes donde especifican las entregas a clientes del día, los envíos fuera de Bogotá, estoscorreos hay que imprimirlos y entregárselos al auxiliar de bodega para que el proceda a alistar la mercancía y hacer las respectivas entregas.
2. Elaboración de despachos en Novasoft: Los almacenes también envían email con la solicitud de elaborar los despachos para poder facturar, estos despachos se elaboran por el módulo de facturación con documento 006 DESPACHOS la numeración de estos despachos esigual a la numeración de las órdenes de compra ya que estos despachos van amarrados a las órdenes de compra, ejemplo: si la orden de compra es OC-00561 el despacho creado en el sistema será DP-00561. Al elaborar los despachos solicitados se les envía correo a las vendedoras para que sepan que ya pueden facturar, siempre hay que informar a los almacenes de esto.
3. Elaboración de sticker: Estossticker se elaboran para marcar las cajas de la mercancía que se entregara fuera de Bogotá, según solicitud de los almacenes. Este archivo está en el escritorio, es un archivo de Word y se llama STICKER. Al enviar la mercancía por TCC o por ENVIA hay que informar al almacén que solicito él envió: el número de guía y el valor de flete.
4. Creación de ítems nuevos en el sistema: Esta solicitud lahacen los almacenes, cuando hacen una venta por catálogo para entrega en 70 días bajo orden de compra, ya que el producto nunca se ha traído, este se crea por el módulo de inventarios por el maestro de ítems, tan pronto se crea el ítem en el sistema, se envía un correo al almacén informando de esta creación se les informa el ítem y la descripción del nuevo código.




5. Ingreso de traslados enNovasoft: Ingresar los traslados entre Codabas y almacenes y entre los almacenes y Codabas, estos se ingresan a NOVASOFT por el módulo de inventarios así:
Con el documento 003 SALxTRASLADOS con el prefijo TRA# # para la mercancía que sale de bodega hacia los almacenes.
Con el documento 003 SALxTRASLADOS con el prefijo TRT# # para la mercancía que envían de los almacenes a bodega. Se informa queestos documentos que son las ENTRADAS Y SALIDAS DE BODEGA deben estar soportados por email, los auxiliares de bodega y el transportador no están autorizados para llevar y recoger mercancía sin el soporte, que en este caso es el email enviado por los almacenes, no se aceptan solicitud de mercancía para llevar a los almacenes vía telefónica.
6. Ingreso mercancía Importada al sistema: Esta mercancía seingresa elaborando en NOVASOFT el documentos 700 por el módulo de COMPRAS, este documento es el primer documento que da origen a una importación en el sistema, Gladys entrega al departamento de inventarios la factura definitiva del proveedor por ejemplo: VONDOM, INDECASA, STUA y se procede a ingresarla en el sistema, en este documento se plasman los artículos que van a llegar, las cantidades y elprecio, es de vital importancia ingresar los artículos correctamente, hay que verificar color, medida, si es con brazos o sin brazos, si se ingresa un producto mal, se pueden vender artículos que no existen físicamente por error en este documento. La fecha de ingreso de este documento SIEMPRE será el 1 de cada mes.
7. Recibo de mercancía (importación): el día que llega el camión o el contenedorcon la mercancía que se ingresó en el sistema con el documento 700, la persona de inventarios debe bajar y hacer el inventario de la mercancía que se va a recibir, a medida que se van bajando las cajas del camión se va dictando a la persona de inventarios caja por caja la referencia y las cantidades que se están recibiendo, al terminar de recibir la mercancía la persona de inventarios debe coger...