Manual de funciones director administrativo
Páginas: 5 (1011 palabras)
Publicado: 23 de abril de 2015
MANUAL DE FUNCIONES
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
El director administrativo es el principal responsable en el funcionamiento de las operaciones de negocios de una organización. Su principal rol en la empresa es el de asegurar que todos los departamentos trabajen unidos mientras atiende las diversas necesidades operativas de cada departamento. El director administrativo es responsable de todas lastareas de la oficina, incluyendo las relaciones con los clientes, el apoyo a otros departamentos y las responsabilidades administrativas, como la recopilación de información, la redacción de minutas, la correspondencia y el mantenimiento de registros.
Dentro de las funciones principales que tendrá a su cargo, tenemos las siguientes:
Coordinación integral de todos los departamentos:
Garantizar quecada departamento reciba la información de manera oportuna, para esto es necesario que el director administrativo tenga todos los canales de comunicación activos y optimizados con cada una de las personas o jefaturas de los diferentes departamentos (Teléfono, whatsapp, grupo de coordinación Facebook, etc.).
Servicio de Apoyo:
El director administrativo ofrecerá servicios de apoyo a la oficina,asegurará los lugares y horarios de reunión, hace reportes semanales de cada una de las marcas mostrando el estado de situación.
Coordinara la compra y suministro de material de oficina y equipo para llevar adelante las diferentes funciones que propone la empresa.
Redacción de documentos que resuman la información relevante de los diferentes emails que se intercambien con los clientes:
Eldirector administrativo, debe capitalizar todos los mails que se vayan intercambiando con los clientes, para detectar y documentar la información relevante inmersa, garantizando así que todos los departamentos cuenten con la misma información, y los pendientes con cada marca estén identificados de manera oportuna.
Seguimiento y cumplimiento a los cronogramas establecidos:
El directoradministrativo debe velar porque los cronogramas sean cumplidos de manera efectiva, coordinando permanentemente con los diferentes departamentos, y teniendo la autoridad para presionar y exigir los documentos y artes correspondientes.
El director administrativo debe llevar el registro adecuado y elaborar reportes, hacer cumplir el reglamento interno en caso de faltas o retrasos de alguno de losdepartamentos involucrados.
Supervisión, monitoreo y control cruzado:
El director administrativo, será responsable de supervisar cada una de las cuentas de forma efectiva, garantizando la calidad y oportunidad de las publicaciones y las respuestas propuestas por los Community Managers a las diversas interacciones, en este sentido, en caso de irregularidades, será el responsable de contactarse con laSocial Media Manager, para corregir oportunamente cualquier posible falla.
En caso de que se incurra en faltas o distracciones permanentes, el director administrativo, deberá enviar el reporte de la falta por escrito y de manera oportuna, documentando la sanción correspondiente de acuerdo al reglamento interno.
Actualización de los manuales de funciones y procesos:
Si bien se partirá sobre unabase, a medida que la empresa vaya evolucionando, el director administrativo será el responsable de proponer la optimización de los diferentes manuales para garantizar la eficiencia de la empresa, mismos que serán puestos a consideración de gerencia en su momento.
Cobros, cuentas y caja chica:
Si bien se cuenta con un auditor externo, el director administrativo es el responsable directo derealizar los cobros (de forma directa o a través de la asistente administrativa) hasta el 7 de cada mes, a excepción de casos específicos, que serán señalados en su momento, estos montos deberán ser administrados de manera responsable de acuerdo a los lineamientos señalados por gerencia general.
Adicionalmente, el director administrativo, deberá llevar un libro diario de ingresos y egresos que debe...
MANUAL DE FUNCIONES
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
El director administrativo es el principal responsable en el funcionamiento de las operaciones de negocios de una organización. Su principal rol en la empresa es el de asegurar que todos los departamentos trabajen unidos mientras atiende las diversas necesidades operativas de cada departamento. El director administrativo es responsable de todas lastareas de la oficina, incluyendo las relaciones con los clientes, el apoyo a otros departamentos y las responsabilidades administrativas, como la recopilación de información, la redacción de minutas, la correspondencia y el mantenimiento de registros.
Dentro de las funciones principales que tendrá a su cargo, tenemos las siguientes:
Coordinación integral de todos los departamentos:
Garantizar quecada departamento reciba la información de manera oportuna, para esto es necesario que el director administrativo tenga todos los canales de comunicación activos y optimizados con cada una de las personas o jefaturas de los diferentes departamentos (Teléfono, whatsapp, grupo de coordinación Facebook, etc.).
Servicio de Apoyo:
El director administrativo ofrecerá servicios de apoyo a la oficina,asegurará los lugares y horarios de reunión, hace reportes semanales de cada una de las marcas mostrando el estado de situación.
Coordinara la compra y suministro de material de oficina y equipo para llevar adelante las diferentes funciones que propone la empresa.
Redacción de documentos que resuman la información relevante de los diferentes emails que se intercambien con los clientes:
Eldirector administrativo, debe capitalizar todos los mails que se vayan intercambiando con los clientes, para detectar y documentar la información relevante inmersa, garantizando así que todos los departamentos cuenten con la misma información, y los pendientes con cada marca estén identificados de manera oportuna.
Seguimiento y cumplimiento a los cronogramas establecidos:
El directoradministrativo debe velar porque los cronogramas sean cumplidos de manera efectiva, coordinando permanentemente con los diferentes departamentos, y teniendo la autoridad para presionar y exigir los documentos y artes correspondientes.
El director administrativo debe llevar el registro adecuado y elaborar reportes, hacer cumplir el reglamento interno en caso de faltas o retrasos de alguno de losdepartamentos involucrados.
Supervisión, monitoreo y control cruzado:
El director administrativo, será responsable de supervisar cada una de las cuentas de forma efectiva, garantizando la calidad y oportunidad de las publicaciones y las respuestas propuestas por los Community Managers a las diversas interacciones, en este sentido, en caso de irregularidades, será el responsable de contactarse con laSocial Media Manager, para corregir oportunamente cualquier posible falla.
En caso de que se incurra en faltas o distracciones permanentes, el director administrativo, deberá enviar el reporte de la falta por escrito y de manera oportuna, documentando la sanción correspondiente de acuerdo al reglamento interno.
Actualización de los manuales de funciones y procesos:
Si bien se partirá sobre unabase, a medida que la empresa vaya evolucionando, el director administrativo será el responsable de proponer la optimización de los diferentes manuales para garantizar la eficiencia de la empresa, mismos que serán puestos a consideración de gerencia en su momento.
Cobros, cuentas y caja chica:
Si bien se cuenta con un auditor externo, el director administrativo es el responsable directo derealizar los cobros (de forma directa o a través de la asistente administrativa) hasta el 7 de cada mes, a excepción de casos específicos, que serán señalados en su momento, estos montos deberán ser administrados de manera responsable de acuerdo a los lineamientos señalados por gerencia general.
Adicionalmente, el director administrativo, deberá llevar un libro diario de ingresos y egresos que debe...
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