manual de funciones


MANUAL DE FUNCIONES DE ACUERDO CON METODOLOGIAS ORGANIZACIONALES



1. ¿Qué es y cómo se estructura un sistema de gestión de procesos?
Un sistema de gestión ayuda a una organización a establecer las metodologías, las responsabilidades, los recursos, las actividades que permitan una gestión orientada hacia la obtención de esos “buenos resultados” que desea, o lo que es lo mismo, laobtención de los objetivos establecidos.








Con esta finalidad, muchas organizaciones utilizan modelos o normas de referencia reconocidos para establecer, documentar y mantener sistemas de gestión que les permitan dirigir y controlar sus respectivas organizaciones.
Enfocar a procesos un sistema de Gestión:
Las actuaciones a emprender por parte de una organizaciónpara dotar de un enfoque basado en procesos de un sistema de gestión, se puede agregar en cuatro grandes pasos:
La identificación y secuencia de los procesos
La descripción de cada uno de los procesos.
El seguimiento y la medición para conocer los resultados que obtienen.
La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizada.

Requisitos básicos de un proceso
MÉTODOSPARA LA IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
Aquí ya entramos en materia. Básicamente se puede asegurar que existen muchos métodos para la identificación de los procesos. Pero a mi entender se pueden englobar en dos grandes grupos:
Método Estructurado: En este apartado estoy englobando todos aquellos sistemas básicamente complejos que sirven para la identificación de los procesos de gestión.  Estamoshablando de los sistemas informatizados, ejemplo: idefo y los sistemas más o menos estructurados. Lo que tienen en común todos estos sistemas es que los mismos están diseñados por personas expertas. Normalmente su implantación requiere de algún tipo de asistencia externa.
Ventajas: Son sistemas estructurados que sirven para identificar y documentar un proceso de gestión. Se dan pautas, guías, soportesy hasta plantillas. El caso  Idefo esta soportado por todo un sistema informático ideado "en origen " por militares americanos. 
Estos sistemas permiten identificar  áreas de gestión que no se abordan y/o ineficientes. Los procesos y subprocesos relacionados están perfectamente documentados.
Si se consigue mantener actualizada toda la documentación asociada a los mismos se convierten enherramientas válidas para la formación de los nuevos ingresos. No olvidemos que esto de la gestión del conocimiento es una asignatura pendiente por mucho que se hable de la misma.
Inconvenientes: Los procesos de gestión están tan documentados que más parecen "códices de Amurabi" que herramientas de gestión operativas. He visto documentos que contenían 230 páginas y estamos hablando de un solo proceso.La empresa en cuestión todavía tenía que documentar otros 20 procesos más con el citado método. Me imagino que después de tres años seguirán con tan honorable tarea. A esto hay que añadir el trabajo que debe costar su mantenimiento y no digamos el dominio del mismo por parte del personal.
Los métodos informáticos requieren menos papel, pero si nos atenemos al método idefo y todos losdiagramas-crucigramas que el mismo requiere, se puede asegurar que para entenderlos-interpretarlos se requiere de una persona experta que por un lado conozca la herramienta y por otro lado domine la gestión que supuestamente está reflejada en dichos gráficos.
Otro de los problemas asociados a este tipo de sistemas es que normalmente no suelen saber qué hacer con los procedimientos existentes y sus sistemasrelacionados. Me estoy refiriendo a los procedimientos y a los Sistemas de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales. De esta forma una empresa se encuentra con un nuevo Sistema de Procesos que no sabe muy bien relacionar con los otros sistemas existentes. 
Método Creativo: En este apartado estoy englobando todos aquellos métodos que las empresas están ideando e implantado de...