Manual de funciones

1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: SECRETARIA
Jefe Inmediato: GERENTE
Área de trabajo: GERENCIA
Personas en el cargo: 1
Personas a cargo: Mensajero

2. OBJETIVO DEL CARGO
➢ La secretaria de gerencia realiza labor de apoyo al gerente de la empresa, manejo del computador, realiza cotizaciones, concreta citas y ordenamiento de documentos. Realiza también las llamadasconcernientes a las actividades del Gerente.

3. FUNCIONES
➢ Tramitar el despacho de correspondencia que debe enviar, efectuar el respectivo registro y coordinar con el mensajero el envío diario y oportuno de la correspondencia.

Llevar en forma eficaz el informe y control sobre la correspondencia recibida y despachada.

Redactar, tomar dictados o transcribir los borradores, y en generalencargarse de la correspondencia de la Gerencia.

Llevar la agenda del Gerente, anunciar a las personas que los soliciten, informando sobre la persona y el objeto de la visita.

Llevar el control debido a las llamadas, para verificar su uso racional.

Tomar atenta nota de los servicios solicitados telefónica o personalmente y solicitar su prestación al funcionario respectivo.Responsabilizarse por el cuidado y manejo de los recursos a disposición de la Empresa.

Elaborar y/o compilar, y enviar, los informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales para los órganos de control y en general aquellos que se le encomienden, informando de su envío a la Revisoría.

4. REQUERIMIENTOS
EDUCACIÓN
➢ Mínimo bachiller Comercial o Tecnólogo Administrativo,Contable o afines.
EXPERIENCIA
➢ Mínimo 12 meses
HABILIDADES
➢ Atención al cliente
➢ Trabajo bajo presión
➢ Trabajo en equipo

5. RESPONSABILIDAD
➢ Recibir toda la correspondencia que llega a la Empresa, radicarla y distribuirla en las secciones respectivas y asegurarse porque sea entendida, contestada y archivada debidamente.

Responsabilizarse por los archivos asu cargo y colaborar con aquellos de las otras dependencias para garantizar en todo momento su integridad.

Hacer las citaciones a la Junta Directiva, comisión de la mesa, comités, grupo de trabajo y reuniones en general que se requieran.

Operar el conmutador, contactar telefónica y personalmente al Gerente y demás funcionarios de conformidad con las solicitudes que se le efectúen.

1.DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: ADMINISTRADOR
Jefe Inmediato: GERENTE
Área de trabajo: GERENCIA
Dependencia : DIVISION ADMINISTRATIVA
Nivel de Cargo : EJECUTIVO

2. OBJETIVO DEL CARGO.
➢ Proponer, velar, procurar y controlar que los objetivos y metas de la Empresa en lo referente a operaciones contables, manejo de presupuesto y demás recursos financieros y técnicos, manejode talento humano y recursos físicos, garantizando su ejecución exitosa y precisa a fin de satisfacer los requerimientos de las directivas y órganos de control y vigilancia.

➢ Propiciar por el establecimiento de un ambiente de respeto, cordialidad, responsabilidad, colaboración y confianza entre funcionarios, respaldando los niveles jerárquicos establecidos y propendiendo por laracionalización de recursos en la entidad y la optimización del servicio al usuario.

3. FUNCIONES

➢ Ejercer el control administrativo sobre los recaudos de la entidad y recaudar diariamente a los cajeros los dineros recibidos, llevar la caja general de la entidad.

➢ Ejercer control permanente sobre la información financiera y de inventarios e informar a la Gerencia sobre su situación.➢ Conservar la documentación y soportes administrativos y financieros en forma ordenada y segura.

➢ Tramitar las obligaciones tributarias hasta su eficaz pago y ejercer el control sobre el recaudo y pago a terceros, todo de conformidad con las normas legales vigentes; llevando el estricto control del cumplimiento de dichas obligaciones.

➢ Autorizar las libranzas que soliciten...