Manual De Gestión Documental

manual de gestion documental
ACTIVIDAD DE MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y LEGISLACIÓN VIGENTE.

LUCIA MILENA MONTEZUMA

CONVENIO SENA –INESUP
TECNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ORITO PUTUMAYO
2012

ACTIVIDAD DE MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y LEGISLACIÓN VIGENTE.

PRESENTADO A:
ANDREA LORENA DIAZ
(DOCENTE)

CONVENIO SENA –INESUP
TECNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ORITO PUTUMAYO
20121. EL MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

Es la reunión de lineamientos que se utiliza en una administración de documentos recibidos o producidos, para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de actividades que apoyan en la toma de decisiones del interior de una empresa.
Es una guía que recoge en forma clara y precisa los pasos que deben seguirse para desarrollar funcionesrelacionadas con los documentos.
También tiene como fin servir de apoyo y orientación a los funcionarios en sus cargos administrativos.

2. DEFINICIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series organizados con sus respectivos tipos documentales, a los que se le asignan el tiempo de duración en cada etapa del periodo vital de los documentos.
IMORTANCIA DE LAS TRD
*Facilitan el manejo de la información.
* Permiten a la administración proporcionar un servicio eficiente.
* facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
* Sirven de apoyo para reducir los procesos administrativos.
PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION DE TRD
1. Investigaciónpreliminar sobre la entidad y fuentes documentales.
2. Análisis de la información recolectada.
3. Elaboración y representación de las tablas de retención.
4. Elaboración de propuesta de TRD ( series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)


REGLAMENTOS GENERAL DE ARCHIVOS, ART. 19: Cada entidad establecerá un comité de archivo, legalizado mediante el actoadministrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

3. DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones que tiene valor, Y debe conservarse.

ORGANIZACIÓNARCHIVOS DE GESTION

PASO 1: CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Documentos de archivo.
Documento de apoyo.

PASO 2: Elaboración de separadores.
PASO 3: Clasificación documental series y subseries.
PASO 4: Principio de orden original.
PASO 5: Identificación de cada unidad documental (asuntos)
PASO 6: Ordenación.
PASO 7: Eliminación.
PASO 8: Numeración.
PASO 9: Ubicaciónfísica.
PASO 10: Identificación de archivadores.
PASO 11: Clasificación documentos de apoyo.
PASO 12: Elaboración de separadores.
PASO 13: Ubicación física (documentos de apoyo)
PASO 14: Eliminación documentos de apoyo.
PASO 15: Inventario documental.

CINTA MAGNETICA: Unidad de almacenamiento de información.
DISQUETE: Unidad flexible de almacenamiento de informacion, es un mediomagnético cuyo uso es recomendable para el transporte de los datos, más que para almacenamiento.
DISCO DURO: Memoria auxiliar y unidad de almacenamiento principal, ofrece mayor confiabilidad para el almacenamiento de informacion.

ENTIDAD PRODUCTORA: Es la entidad o persona que produjo el documento se puede observar en el membrete.

ORIGENES FUNCIONALES: Es la razón por la que se a producidoel documento, (firma y cargo del responsable).

DATACION: Indica donde y cuando fueron producidos los documentos.
CONTENIDO: asunto o tema que trata un documento.
FOLIACION DE ARCHIVOS: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta.
FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solo a esta.
FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio y no se le escribe numero....