manual de gestion documental de la universidad francisco de paula santander

Código: MA - GD-01
Manual de Gestión Documental
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Unidad de Gestión y Atención Documental - U. F. P. S.
La UGAD (Unidad de Gestión y Atención Documental), es el nombre dado a la Unidad
de Correspondencia de la UFPS, para saber exactamente qué es, debemos remitirnos al
acuerdo 060 de 2001, emanado por el Consejo Directivo de Archivo Nacional, cuyo
artículo tercero dicetextualmente:
"Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos quese llevarán en los archivos
de gestión, centrales e históricos. ..... Las Unidades de correspondencia, deberán contar
con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que
permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de
carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo
electrónico u otros, quefaciliten la atención de las solicitudes presentadas por los
ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la
administración pública".
A través de la UGAD - UFPS se controlará de manera centralizada la circulación de
comunicaciones oficiales en la Universidad, implementando los medios técnicos y
tecnológicos adecuados para agilizar y optimizar el trámite de losdocumentos conforme
al Programa de Gestión Documental adoptado por la institución.
Tanto la recepción como el envío de documentos se hará a través de la UGAD - UFPS,
incluso las comunicaciones internas deberán ser tramitadas a través de esta oficina, esto
claro esta, en caso de una contingencia en la que el envío no se pueda hacer vía
electrónica como normalmente se va a hacer. Todo estopermitirá la unificación de los
consecutivos no solo externos, como se hace actualmente, sino también el de las
comunicaciones internas, teniendo en cuenta que al enviar electrónicamente una
comunicación el software de gestión documental será quien se encargue de asignar el
número consecutivo. La Unidad de Gestión y Atención Documental, hará un detallado
seguimiento a las comunicaciones a fin deque se les dé el correcto trámite, evitando las
respuestas extemporáneas y las excusas por no haber sido conocida a tiempo por la
oficina competente debido a que se inició el trámite en la oficina equivocada.
La Unidad también tiene la función de velar por la aplicación de los parámetros de la
imagen corporativa, en cada uno de los documentos que pasen por esta oficina. En tal
sentido laUniversidad adoptará medidas como el empleo de Papelería Membreteada,
que incluirá hojas tamaño carta y oficio, sobres blancos tamaño carta con ventanilla,
sobres de manila tamaño carta y oficio. Esto trae el beneficio adicional de evitar el
empleo de la papelería para usos personales.

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Programa de Gestión DocumentalUniversidad Francisco de Paula Santander
Secretaria General

San José de Cúcuta, 2008

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INTRODUCCIÓN

El Programa de Gestión Documental es la compilación de los lineamientos que aplican
en la administración de las comunicaciones oficiales en la Universidad Francisco de
Paula Santander para lograr agilidad y eficiencia en eldesarrollo de las actividades que
sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía que
recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las
funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y
consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus
gestiones...