manual de gestion documental


TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3

1. OBJETIVOS 4
1.1. OBJETIVO GENERAL 4
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4
2. MARCO LEGAL 5
3. TERMINOLOGÍA 9
4. GESTIÓN DOCUMENTAL 11
5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 14
5.1.2. Fase Semiactiva 14
5.1.3. Fase Inactiva 14
5.2. ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 15
5.2.1.Archivos de Gestión 16
5.2.2. Archivos Centrales o Intermedios 17
5.2.3. Archivos Permanentes o Históricos 17
6. VALORACIÓN DOCUMENTAL 18
6.1. Valoración Primaria 18
6.2. Valoración Secundaria 18



7. AGRUPACIONES DOCUMENTALES 19
7.1. Clasificación 197.2. Administrativa 19
7.3. Académica 20
8. ORDENACIÓN DOCUMENTAL 21
8.1. Funciones 21
8.2. Sistemas 21
8.3. Foliación documental 23
9. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 24
9.1. Componentes 25
9.2. Series documentales 25
9.3.Subseries documentales 25
9.4. Disposición Final 26
9.5. Conservación total 26
9.6. Eliminación de los documentos 26
9.7. Selección 27
9.8. Medios tecnológicos 27

1.

INTRODUCCIÓN

Atendiendo nuestras políticas Institucionales, se hace necesario la elaboración de un manual de GestiónDocumental, el cual constituye una guía para la correcta ejecución de las herramientas archivísticas, hacia el apoyo de los procedimientos administrativos tales como: control, manejo, organización, protección y ubicación de los archivos de gestión, central e histórico; bajo los lineamientos del AGN (Archivo General de la Nación), considerando los documentos como recursos vitales e importantes para elprogreso de la Institución, siendo fuentes de testimonios confiables y precisos de las acciones que se han documentado.























OBJETIVOS


1.1 OBJETIVO GENERAL

Resaltar la importancia del adecuado manejo de las herramientas archivísticas, las cuales marcan la pauta hacía el control de los documentos generados y recibidos, dentro de la Institución yavalados por el departamento de calidad.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Sensibilizar a la comunidad ECCI, en el buen uso de la información. sea física o digital, permitiéndonos colaborar de forma más directa al medio ambiente.
Apoyar a las diferentes dependencias de la ECCI en el manejo documental, teniendo en cuenta las normas de archivo establecidas por la ley.
Valorar la información,evitando la creación de fondos acumulados minimizando la producción documental y conservando toda aquella que haga parte de las diferentes etapas de archivo.
Simplificar los trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información.
Hacer partícipe a la comunidad ECCI en torno a objetivos comunes y a una política informativa total.

2. MARCO LEGAL

Acontinuación relacionamos las normas más destacadas que hacen referencia a los instrumentos archivísticos contemplados en este manual:
REFERENTE NORMATIVO
DESCRIPCIÓN
1989 Ley 80
Creación del AGN (Archivo General de la Nación). Estableciendo SNA (Sistema Nacional de Archivo)
1994 Acuerdo 07
Reglamento General de Archivos.
1995 Decreto 2150
Suprime y reforma trámites innecesarios

1999 Norma ISAD - GNorma Internacional de Descripción Archivística.
2000 Ley 594 Ley General de Archivos
Regula la función archivística
2000 Ley 594 Ley General de Archivos. Articulo 19
Digitalización de documentos
2002 Acuerdo 042 del 31 Octubre
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones...