Manual de gestoria de cobranza

Estrategia en Gestión de Cobranzas 

Es aquí donde nos informamos sobre: 

1) ¿Qué produce la mora? 
2) ¿Qué documentos la soportan? 
3) ¿Qué acciones se han tomado? 
4) ¿Qué reacciones se han producido? 
5) ¿Qué departamentos han intervenido o deben intervenir? 

Después de responder a conciencia a estas 5 preguntas fundamentales, estará en condiciones hacer un diagnóstico real de lasituación y evaluar si las acciones tomadas han sido correctas y se ajustan a los requerimientos del caso. 
Muchas veces después de aplicar este ejercicio nos damos cuenta que los problemas tienen un origen interno que hay que solucionar para posteriormente avanzar con efectividad. 

Es muy importante tomar nota de cada una de las distintas impresiones que se fueron obteniendo en cada uno de lospasos y cuestionamientos que se hace aplicando la técnica. 

Es normal encontrarse con un importante número de situaciones al iniciar un plan de estrategia en gestión de cobranzas. 
Muchas veces sucede que nadie se ha preguntado el qué y porqué las cosas se hacen como se hacen? Es increíble ver lo que se puede descubrir con esta técnica, además de que despierta la razón de ser de uno como serpensante dentro del engranaje organizacional. 

Este fenómeno se lo conoce como la herencia de los comportamientos negativos heredados. Nadie sabe porqué sino que así se ha hecho siempre. ¿Por casualidad en su empresa no pasa esto?... 

Superada esta fase, pasamos entonces a la etapa del contacto y la acción de la gestión. Usted debe proponerse a partir de hoy, que no emprenderá una solaacción dentro de su gestión de cobros, sin que antes no hubiere revisado cada uno de los puntos descritos anteriormente. 

Inicie solo cuando usted hubiere recopilado, analizado y comprendido todo el proceso que ha seguido la cuenta. Hay varios manuales de políticas de cobros en entidades que establecen el procedimiento para iniciar una acción, muchos de ellos inician por establecer que debe enviarseuna primera carta, después de pasado 15 días una segunda en otro tono, en fin... 

En la actualidad, este tipo de operaciones tienen poca efectividad. Recuerde que EL TIEMPO es su peor enemigo, el esperar 15 días para evaluar la acción entre una carta y otra, solo gana tiempo a favor de su deudor y no suyo. La tecnología nos permite ser más dinámicos, utilice el email, acostumbre a su cliente aque usted tiene acceso a la tecnología y que puede interactuar con él en ese entorno de forma cómoda, amplíe las posibilidades de formas y lugares donde puede hacer los pagos, utilice por ejemplo las herramientas tecnológicas para pagar directamente con tarjeta de crédito en su web, por débito a las cuentas corrientes, en fin, actualice sus esquemas de servicio para estar acorde a los tiempos decambio que estamos viviendo. Saque provecho a los contestadores de los celulares y de los teléfonos residenciales y comerciales, nunca deje un mensaje amenazante, siempre invite a que la cuenta en mora no produce resultados positivos para nadie, hágale saber que usted puede ayudarle y que se contacte con usted personalmente. Otro secreto es que a la gente le gusta hablar con personas que pueden darsoluciones, eso significa que si usted ha decidido cobrar esa cuenta, debe convertirse en un mediador efectivo entre su empresa y el cliente, recuerde los dos objetivos básicos del gestor de cobros exitoso. 

Por favor, nunca olvide visitar al menos una vez cada dos meses personalmente a su cliente, se sorprenderá de todo lo que puede sacar de provecho de una simple visita. No debe olvidar quecada oportunidad de contacto debe ser para usted una fuente de recursos que enriquezca su Base de Dato de conocimiento e información de su cliente. Por ejemplo yo he sido un creyente de la Cobranza Proactiva, esto significa el monitoreo permanente de su cartera. Ese monitoreo debe necesariamente producir visitas a sus clientes para ver el flujo de lo que ocurre en su operación de negocio....