MANUAL DE INVENTARIOS

Secretaría de
Seguridad Alimentaria
Y Nutricional
Presidencia
de la República

2008
TIEMPOde

solidaridad

Actualización,
septiembre de 2008

Gobierno de Álvaro Colom
GUATEMAL A

Manual
para registro de

Activos Fijos
y Bienes Fungibles

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DONACION

TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
1.
Contiene los bienes asignados a cada empleado ofuncionario público
para el desempeño de sus labores, dichos bienes estarán bajo su
responsabilidad y resguardo, quien velará para que los mismos estén en buen
estado de funcionamiento, las cuales deben estar autorizadas por la Contraloría
General de Cuentas.

Es necesario que el donante traslade los bienes a través de Acta de
entrega, donde conste las características del bien y su valor,posteriormente la SESAN suscribir el Acta de Recepción donde se
especificará el estado del bien objeto de la donación.

2.

Toda donación deberá notificarse a la Sección de Inventarios para
verificar el estado físico y el funcionamiento de los bienes y así
determinar la importancia de ingresarlo al Libro de Inventarios.

3.

La Sección de Inventarios registrará la Donación temporalmente en elLibro de Control Interno, hasta recibir la Resolución oficial de Ingreso.

4.

Inmediatamente se notifica, a través del Acta de recepción a la Dirección
de Bienes del Estado y Contabilidad del Estado del Ministerio de
Finanzas Públicas, para el alza al Inventario de la Institución.

5.

El Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles de la
Dirección de Bienes del Estadodel Ministerio de Finanzas Públicas,
emitirá Resolución de Propiedad de los bienes donados, mediante la cual
se opera el ingreso al Libro de Inventarios de la Institución.

6.

Al hacer estas operaciones las harán del Conocimiento de la Dirección de
Contabilidad del Estado y la Dirección de Bienes del Estado por medio de
certificación de registro de inventario, en un plazo no mayor dequince
días.

Procedimiento de cargo o descargo de bienes
1.

2.

Previo a entregar los activos deben ser identificados y codificados por la
persona encargada de Inventarios, nomenclatura que identificará el bien
y a la Institución.
La Sección de Inventarios es la responsable de elaborar las tarjeta de
responsabilidad correspondiente, velando por que todos los bienes
entregados seandescritos de conformidad como fueron asentados en el
libro general de inventarios, así como, de la actualización de alzas y bajas
en las mismas y en el módulo de inventarios del SICOIN WEB, éstas
deberán estar debidamente aceptadas (firmadas) por cada empleado o
funcionario público.

3.

Cuando se realice traslado de Mobiliario y Equipo, deberá notificarse a la
Sección de Inventarios porescrito, con aprobación del Jefe Inmediato,
con el objeto de registrar las alzas y bajas.

4.

Las reparaciones o daño definitivo del Mobiliario y/o Equipo es necesario
que el usuario notifique a la Sección de inventarios.

5.

En el caso de traslado de personal a otra Unidad, Sección o Dirección,
Recursos Humanos notificará a la Sección de Inventarios, para realizar el
cierre de la Tarjetade Responsabilidad y habilitación de una nueva.

6.

Al efectuarse alzas o bajas del personal, la Dirección Administrativa
notificará por escrito a la Sección de Inventarios para que proceda de
inmediato, quien debe entregar al interesado la correspondiente
Solvencia de bienes, la cual es indispensable para continuar con los
trámites de cualquier naturaleza, por lo que no se podrá efectuarningún
pago pendiente al empleado si no cuenta con dicha solvencia.

2

REGISTRO Y APROBACIÓN DE ACTIVOS DENTRO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS:
El encargado de inventarios tiene bajo su responsabilidad operar el
registro de los bienes activos adquiridos oportunamente dentro del Sistema de
Contabilidad Integrada,
así como crear las tarjetas de resguardo
correspondientes.
Todos los...