Manual de manejo de archivos fisicos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS DE OFICINA

Edición actualizada en Noviembre de 2003

1 Servei d’Arxiu i Registre. Arxiu General/Servicio de Archivo y Registro. Archivo General. Tel.: 965903400-ext. 2409. Fax: 965909757. E-mail: Arxiu@ua.es http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html

SUMARIO
1. INTRODUCCIÓN 1.1. Diferencias entre un almacén de papel y un Archivo dedocumentos …. p. 4 1.2. ¿Por qué ha de existir un Archivo en la Universidad? …………………. p. 4 1.3. ¿Qué documentación forma parte del Archivo de la Universidad de Alicante? ………………………………………………………………. p. 5 1.4. ¿Qué elementos constituyen el Sistema de Archivos de la Universidad de Alicante? …………………………………………………………... p. 6 1.5. Fases del ciclo de vida de los documentos ……………………………. p. 6 2. EL ARCHIVOGENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE …….. p. 7 3. LOS ARCHIVOS DE GESTION O DE OFICINA. PRINCIPIOS BÁSICOS PARA SU ORGANIZACIÓN ……………………………………………….. p. 9 3.1. Documentación de apoyo informativo………………………………. p. 10 3.2. Agrupación de los documentos administrativos …………………….. p. 11 1. Correspondencia …………………………………………………. p. 11 2. Libros de registro ………………………………………………… p. 12 3. Expedientes………………………………………………………. p. 12 4. Series documentales ……………………………………………… p. 14 3.3. Clasificación de los documentos…………………………………….. p. 15 1. El cuadro de clasificación ………………………………………. p. 15 2. Proceso de clasificación ………………………………………… p. 19 3. Clasificación de la correspondencia …………………………….. p. 21 3.4. Ordenación física y señalización ……………………………………. p. 24 3.5. Instalación y conservación ………………………………………….. p. 26 1. Material de archivo deoficina …………………………………… p. 27 2. Mobiliario de archivo de oficina ………………………………… p. 28 3. Medidas preventivas para la conservación de los documentos ……p. 30 4. TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO GENERAL 4.1. Definición ……………………………………………………………. p. 31 4.2. Documentos que se han de eliminar en las oficinas …………………. p. 31 4.3. Procedimiento de transferencias de documentos al ArchivoGeneral .. p. 32 5. PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ……………….. p. 38 6. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 6.1. Introducción ………………………………………………………. p. 40 6.2. Problemática de los documentos electrónicos en los archivos …… p. 41 6.3. Recomendaciones de aplicación en los archivos de gestión ……… p. 44
2 Servei d’Arxiu i Registre. Arxiu General/Servicio de Archivo y Registro. Archivo General. Tel.:965903400-ext. 2409. Fax: 965909757. E-mail: Arxiu@ua.es http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html

Bibliografía básica ……………………………………………………………. p. 49 ANEXO I. Hoja de previsión de transferencia de documentos ………………. p. 50 ANEXO II. Modelo de etiqueta de carpetas de expedientes …………………. p. 52 ANEXO III. Modelo de tejuelo para cajas de archivo ………………………... p. 54 ANEXO IV. Hoja detransferencia de documentos …………………………... p. 56 ANEXO V. Recomendaciones para la ordenación alfabética de nombres de persona ………………………………………………………………………. .. p. 58

3 Servei d’Arxiu i Registre. Arxiu General/Servicio de Archivo y Registro. Archivo General. Tel.: 965903400-ext. 2409. Fax: 965909757. E-mail: Arxiu@ua.es http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html

1. INTRODUCCIÓN1.1. Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de documentos:
(tomado de la web del Archivo de la Universitat Politècnica de Catalunya)

ALMACEN DE PAPEL 1. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias... 2. Pocas personas saben lo que hay. 3. Los documentos llegan como pueden. 4. Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno. 5. Es difícil encontrar y consultar undocumento. 6. Todo el mundo puede acceder. 7. No hay normas de archivo ni de clasificación. -

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente. Traslado organizado. Criterios únicos de conservación y eliminación. Consulta y préstamo de la documentación de forma...