MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LAS MERCANCIAS AL RECIBIRLAS, PARA SU ACOMODO, DESPACHO Y SALIDA DEL ALMACEN

ORGANIZA OPERACIONES Y ESPACIOS DEL ALMACÉN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LAS MERCANCIAS AL RECIBIRLAS, PARA SU ACOMODO Y PARA SU DESPACHO Y SALIDA DEL ALMACEN

Introducción
En todo almacén, de cualquier tipo existen normas que ayudan a los empleados o trabajadores a llevar un correcto control de los movimientos del almacén, ya sea entrada, salidas o manutención demercancías. Su correcto uso conlleva a un buen funcionamiento dentro del almacén y un buen manejo y uso de ya sea los materiales, materias primas o productos terminados.
ENTRADAS AL ALMACÉN

Normas para la recepción de materiales
Recibir de manera ordenada.
Planificar la recepción con arreglo a la economía (Tiempo y movimiento).
Delegación de responsabilidades en personas específicamentecapacitadas.
Utilizar el equipo suficiente y necesario.
Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
Sistema de seguridad y protección procedentes.
No recibir nunca sin pensar, contar o medir.
Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo acompañan.

Pasos y medidas
Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la orden de compra ala cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar: unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal para medir o pesar es el sistema métrico decimal, cuya base es el metro.


Documentos que intervienen en la recepción de materiales
Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres, domicilio, teléfono de la firma, computadora para suidentificación.
Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturación de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho número en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparación. El departamentode Almacén tendrá una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el número debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.
Fechas de emisión y de entrega: Estas fechas permiten planificar la recepción, y uso de materiales
Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a quien se da la orden,efectos de pago, en caso de algún reclamo
Motivación y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la facturación se debe establecer el número de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compañías en la nota de pedido usan cláusulas indicando que no se admitirán letras, a menos que exista unacuerdo concreto en ese sentido
Lugar de la entrega: Cuando la recepción de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incómodas.
Transporte: Debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril o avión.
Descripción de lo que se compra: La descripción de los diferentes artículos pedidos debe de serespecificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designación o descripción clara de cada uno de ellos con medidas, tamaños o a las características que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificación suscrita de la forma o trabajo encargado
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos, cuando se recibe el pedido.
Comprobación de facturas: Losdetalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta comprobación debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo físico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos...