Manual De Normas Y Procedimientos

INTRODUCCIÓN


Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación, suelen contener información y ejemplos deformularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación ycontrol interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.










ETAPAS PARA ELABPORAR UN MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.


Inicialmente debemos tener claro cual será la Utilidad del manual y así conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal de que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo comoanálisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Además sirve para:
➢ Establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente
➢ Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria
➢ Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores
➢ Facilita las labores de auditoria,evaluación del control interno y su evaluación.
➢ Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
➢ Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
➢ Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.


CONFORMACIÓN DEL MANUAL
A)IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:
• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión (en su caso).
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
•Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓNExposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinasde trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas...