Manual de operaciones

EL MANUAL DE OPERACIONES

El Manual de Procedimientos reviste una gran importancia en el actuar de las empresas, ya que contiene la información necesaria para llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades administrativas, de la misma forma, determina la responsabilidad e identifica los mecanismos básicos para lainstrumentación y el adecuado desarrollo, con el propósito de generalizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que realicen las distintas unidades administrativas de la empresa, señalando lo que se pretende obtener con la ejecución de los mismos.

Es menester, destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere en esta materia, así como losdatos necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento.

Con la implantación de estos requerimientos de información, podremos estar en condiciones de emitir juicios y dictámenes que tengan la finalidad de orientar a las unidades administrativas, en todo lo que se refiere a la instrumentación y aplicación de prácticas de mejoramiento,que obviamente contribuyan a incrementar la eficiencia y eficacia operativa de ellas.

De igual forma, permite conocer los mecanismos útiles para la realización de las actividades de la administración, nos proporciona esquemas o panoramas, sobre los que sustentan las acciones que se realizan en la dependencia y que refleja una actitud de la dirección.
Debemos destacar lo importante que resultaser un manual de procedimientos, para que el desarrollo de las operaciones y estrategias se realicen conforme al plan previamente establecido, y que así estas actitudes informadas de forma periódica a toda la línea organizacional, poder desarrollar de una manera pronta, eficiente y eficaz, las labores de las unidades administrativas y con una buena optimización de recursos, tanto materiales comohumanos y que puedan se definidas como políticas dentro de la organización.

Las políticas, traducidas a un medio escrito, constituyen un magnifico apoyo para trasmitir las actitudes de la dirección, también establecen líneas de guía, con las cuales el personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la Dirección General, esto, conforme la conveniencia de lascondiciones locales que prevalezcan en esos momentos.

De esta forma tenemos, que los manuales de procedimientos, pueden referirse a tareas y trabajos individuales o de grupo, tal es el caso de ejemplificar como opera en el ejercicio de su desarrollo, en una determinada actividad, dentro de un departamento, así como también se refieren a la ejemplificación de practicas técnicas en la operatividad de losequipos, o bien, se reflejan prácticas generales de un área determinada de alguna actividad, como manuales de procedimientos de servicios, de presupuestación, financieras, entre otras.

Los manuales de procedimientos generalmente deberán de contener un texto que señale las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones con base en diagramas, cuadros ydibujos para aclarar los datos.

En los procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sean llenadas con un ejemplo o con instrucciones para su llenado.
IMPORTANCIA DE UN BUEN MANUAL
Como hemos comentado anteriormente, el Manual es una parte esencial del proceso en el que el franquiciador transfiere el know-how delfuncionamiento del negocio a cada uno de sus franquiciados. Son varios los argumentos que deben convencer a un franquiciador de la importancia, primero de tener un Manual completo, y luego de tenerlo bien actualizado, ya que:
• El Manual es un complemento del contrato. El Manual es un documento al que el contrato hace referencia, ya que en él se explica que el franquiciado deberá actuar “según...