Manual de Organización

Es un instrumento de trabajo necesario para normar, y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
Objetivo general: Servir como instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formaly real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.
Objetivos específicos: Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad, y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. Definir, descubrir y ubicar losobjetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc. Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la empresa.
Procesos para la elaboración del manual de organización: Para proceder a elaborar un manual de organización, es indispensableallegarse de un conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Para tal efecto se recomienda la siguiente metodología que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:
1.-Recabación de información: Para la realización deesta fase, es necesario contar con técnicas de investigación que permitan recopilar un conjunto de información para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institución de referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de campo.
Investigación documental: Elempleo de esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:
-Marco Jurídico: Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el maco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatutogeneral, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares.
Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas de encuentran respaldadas en las bases normativas de la institución.
-Objetivo institucional: A partir del análisis efectuado a los documentos legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinadopara la institución. Para este trabajo tomamos como concepto de objetivo “El propósito a cumplir mediante el desempeño de las funciones encomendadas a la institución”.
-Antecedentes: Obtener la información necesaria para efectuar la descripción de la génesis de la institución indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relación de hechos sobresalientes de su desarrollohistórico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier aspecto de su organización en el proceso evolutivo de la institución.
Investigación de campo: Es conveniente recurrir a las técnicas de obtención de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la información, a través dediálogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas, Se aconseja utilizar un guión o cuestionario al respecto, en el cuál se obtenga la siguiente información:
-Descripción de objetivos específicos por unidad administrativa: En esta etapa de la investigación, se recabará la información relativa a los objetivos específicos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitirá...