Manual de Organizaciones y Funciones

TEMA Nº 5:


MANUALES:
Son documentos que describen con detalle y en forma ordenada y sistemática, la información y/o instrucciones, sobre: Políticas, organización, funciones, procedimientos, etc. De una entidad o dependencia que se consideren necesarias para la ejecución de sus actividades y tareas.

1. TIPOS: De acuerdo a su contenido, los principales manuales pueden ser los siguientes:Manuales de Políticas y Normas
Manuales de Procedimiento
Manuales de Organización y Funciones



“MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - M O F ”

I. DEFINICIÓN:
Es un documento normativo operativo de Gestión, que describe las funciones específicas, las relaciones y los requisitos a nivel de cargo o puesto de trabajo. Se desarrolla a partir de la estructura orgánica y en base a losrequerimientos de cargos considerados en el cuadro de personal.


II. OBJETIVOS:
Indicar las funciones básicas de cada dependencia, delimitando la naturaleza y amplitud y campo de acción de la misma.
Determinar la ubicación del cargo dentro de la estructura orgánica y los requisitos mínimos.
Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de las unidades orgánicas de laempresa.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.


III. ÚTILIDAD:
Fuente permanente de información a los directivos, jefes, funcionarios y trabajadores sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación)
Facilita el proceso de inducción de personalnuevo, normalización, orientación y aplicación de programas de capacitación, así como el control de las actividades.
Sirve como instrumento básico para elaborar y racionalizar procedimientos.


IV. LIMITACIONES:
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Sus costos de confección y previsión pueden ser oneroso.


V. ELABORACIÓN DEL MOF:

1. DOCUMENTOS REFERENCIALES:
Ley decreación, Estatutos
Cuadro de Asignación de Personal
Otras Normas que tengan que ven con las funciones, relaciones, cargos, etc.

2. ETAPAS TÉCNICAS PARA FORMULAR Y ELABORAR MOF:
Son las siguientes:

2.1. PLANEAMIENTO:
En esta etapa se hace lo siguiente:
a. Se designa al personal responsable de su elaboración
b. Determina los objetivos concretos del manual
c. Usuarios del Manual
d.Cronograma de Trabajo
e. Recursos materiales y financieros necesarios
Es decir elaborar un plan de trabajo para que nos guíe en los días, los meses, las unidades, los cargos en donde se trabajará.


2.2. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Fuentes a utilizar:
a. Fuentes documentales:
Ley, estatuto, directivas que tengan que ver con la ejecución de actividades.
Se revisará manuales deorganización y funciones de empresas similares y manuales de la misma empresa.
b. Entrevistas:
Hay que utilizar formatos de descripción de cargos, funciones, relaciones y requisitos.
A trabajadores para obtener información sobre sus funciones específicas normales y eventuales y responsabilidades.
A los Directivos, Jefes, etc. para complementar y aclarar la información obtenida de los trabajadores y susfunciones mismas.
c. Observaciones directas: Para observar el funcionamiento de las unidades orgánicas.


2.3. ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Criterios utilizados:
Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida utilizando los criterios básicos.
a. De lo general a lo específico
Se estudia la misión, objetivos y se desagregan funciones
b. Autoridad y Responsabilidad
Laautoridad se considera en forma descendente.
La responsabilidad en dos sentidos ascendente y descendente.
La responsabilidad es inherente a la función que se desempeña no se pierde por delegación.
c. Facultad de mando
Señala el derecho de dar instrucciones obligatorias y de toma de decisiones, se traduce en las direcciones, jefaturas, etc.
d. Equilibrio Orgánico
Conseguir que todas las...