Manual De Politica De Gastos De Viaje
Páginas: 14 (3425 palabras)
Publicado: 12 de octubre de 2012
LOGO DE LA EMPRESA
[2012]
MANUAL DE POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE
Nombre de la Empresa
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[2012]
MANUAL DE POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE
Nombre de la Empresa
CONTENIDO
1. Objetivo y Alcance.
2. Responsabilidad y Cumplimiento.
3. Proceso de Autorización de Gastos de Viaje.
4. Niveles para los criterios de Gasto.
5. Transportación.
6. Hospedaje.7. Alimentos.
8. Otros Gastos Rembolsables.
9. Gastos No Rembolsables.
10. Liquidación de los Gastos.
11. Comprobantes.
12. Anexos.
MANUAL DE POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE
Objetivo y Alcance
El presente documento contiene los controles necesarios relacionados con la autorización, definición y comprobación de los gastos de viaje en que incurra el personal de (Nombrede la Empresa) por motivos de trabajo. Y proporciona las directrices a seguir por los empleados que generen este tipo de gastos.
El objetivo de este documento es asegurarse que todos los empleados comprendan claramente las políticas y procedimientos para viajes de negocios.
La siguiente política es de observación y aplicación general. El desconocimiento de ésta no exime a nadie de sucumplimiento.
Puntos Generales
Responsabilidad y Cumplimiento
1. La solicitud de gastos de viaje deberá ser autorizada por el Socio Director o en ausencia de este por el jefe inmediato, ponderando el costo / beneficio, la razonabilidad y el objetivo del viaje, así como la disponibilidad en el flujo de efectivo.
2. Es responsabilidad del personal que incurra en los gastos de viaje, eldebido cumplimiento de la política de gastos de viaje. La persona que aprueba es responsable de revisar minuciosamente los reportes de gastos para asegurarse que cumplen con ellas.
3. La Empresa se compromete a rembolsar a los empleados por todos los gastos necesarios y razonables que se generen al viajar por negocios del despacho siempre y cuando estén debidamente comprobados.
Proceso deautorización de gastos para viajes
De la solicitud:
En el anexo 4 se indican las formas en que se pueden solicitar los viáticos y los requisitos de cada una.
De los viáticos:
1. Los viáticos para gastos de viaje podrán ser entregados hasta un día antes de realizar el viaje.
2. Los viáticos son responsabilidad de la persona que viaja, independientemente de quién los autoriza.
3.Cuando el viaje sea cancelado y los viáticos ya hubiesen sido entregados, se deberá depositar la cantidad entregada a más tardar el segundo día hábil después de la cancelación y entregar los comprobantes de ésta transacción (copia del documento que ampare la entrega de los viáticos y ficha de depósito) a la persona que autorizo dichos gastos.
4. Los gastos invariablemente, deben pertenecer alperíodo por el cual se otorgaron los viáticos.
5. En ningún caso, los viáticos deberán ser utilizados para otro concepto.
Niveles para los criterios de gasto
* Para determinar los límites de gastos en hospedaje y alimentos se han fijado tres niveles de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa:
Nivel A: Directores
Nivel B: Gerentes
Nivel C: Consultores y analistas.Los límites de gasto para hoteles y alimentos se listan en el Anexo 1 y se deberán dar a conocer a todo el personal que realice viajes por motivos de trabajo.
Estos límites serán actualizados semestralmente.
A. Transportación
TRANSPORTE AÉREO
Autorización
* Los viajes por avión sólo serán autorizados cuando excedan de 6 horas de distancia vía terrestre.
Clase
* Laclase de servicio a utilizar en transportación área en viajes nacionales e internacionales será de tipo económica.
Tarifa aérea más baja
* Los pasajeros deberán reservar con la mayor anticipación posible para obtener los beneficios de descuentos por compras anticipadas.
Ascenso de categoría en viajes nacionales e internacionales
* NO se permiten ascensos de categoría de abordo...
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CONTENIDO
1. Objetivo y Alcance.
2. Responsabilidad y Cumplimiento.
3. Proceso de Autorización de Gastos de Viaje.
4. Niveles para los criterios de Gasto.
5. Transportación.
6. Hospedaje.7. Alimentos.
8. Otros Gastos Rembolsables.
9. Gastos No Rembolsables.
10. Liquidación de los Gastos.
11. Comprobantes.
12. Anexos.
MANUAL DE POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE
Objetivo y Alcance
El presente documento contiene los controles necesarios relacionados con la autorización, definición y comprobación de los gastos de viaje en que incurra el personal de (Nombrede la Empresa) por motivos de trabajo. Y proporciona las directrices a seguir por los empleados que generen este tipo de gastos.
El objetivo de este documento es asegurarse que todos los empleados comprendan claramente las políticas y procedimientos para viajes de negocios.
La siguiente política es de observación y aplicación general. El desconocimiento de ésta no exime a nadie de sucumplimiento.
Puntos Generales
Responsabilidad y Cumplimiento
1. La solicitud de gastos de viaje deberá ser autorizada por el Socio Director o en ausencia de este por el jefe inmediato, ponderando el costo / beneficio, la razonabilidad y el objetivo del viaje, así como la disponibilidad en el flujo de efectivo.
2. Es responsabilidad del personal que incurra en los gastos de viaje, eldebido cumplimiento de la política de gastos de viaje. La persona que aprueba es responsable de revisar minuciosamente los reportes de gastos para asegurarse que cumplen con ellas.
3. La Empresa se compromete a rembolsar a los empleados por todos los gastos necesarios y razonables que se generen al viajar por negocios del despacho siempre y cuando estén debidamente comprobados.
Proceso deautorización de gastos para viajes
De la solicitud:
En el anexo 4 se indican las formas en que se pueden solicitar los viáticos y los requisitos de cada una.
De los viáticos:
1. Los viáticos para gastos de viaje podrán ser entregados hasta un día antes de realizar el viaje.
2. Los viáticos son responsabilidad de la persona que viaja, independientemente de quién los autoriza.
3.Cuando el viaje sea cancelado y los viáticos ya hubiesen sido entregados, se deberá depositar la cantidad entregada a más tardar el segundo día hábil después de la cancelación y entregar los comprobantes de ésta transacción (copia del documento que ampare la entrega de los viáticos y ficha de depósito) a la persona que autorizo dichos gastos.
4. Los gastos invariablemente, deben pertenecer alperíodo por el cual se otorgaron los viáticos.
5. En ningún caso, los viáticos deberán ser utilizados para otro concepto.
Niveles para los criterios de gasto
* Para determinar los límites de gastos en hospedaje y alimentos se han fijado tres niveles de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa:
Nivel A: Directores
Nivel B: Gerentes
Nivel C: Consultores y analistas.Los límites de gasto para hoteles y alimentos se listan en el Anexo 1 y se deberán dar a conocer a todo el personal que realice viajes por motivos de trabajo.
Estos límites serán actualizados semestralmente.
A. Transportación
TRANSPORTE AÉREO
Autorización
* Los viajes por avión sólo serán autorizados cuando excedan de 6 horas de distancia vía terrestre.
Clase
* Laclase de servicio a utilizar en transportación área en viajes nacionales e internacionales será de tipo económica.
Tarifa aérea más baja
* Los pasajeros deberán reservar con la mayor anticipación posible para obtener los beneficios de descuentos por compras anticipadas.
Ascenso de categoría en viajes nacionales e internacionales
* NO se permiten ascensos de categoría de abordo...
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