Manual de politicas y procedimientos

  | AMTEC S.A. De C.V. | Página |
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| MANEJO Y CONTROL DE CAJA CHICA | Fecha de aprobación: |
| Elaboró: | | 02-Octubre-2010 |
|  Contador General |   | |
| Aprobado por: Gerente General | Código: ADCN-001 |

Propósito: Los fondos de Caja Chica en la empresa se constituirán con el objetivo de realizar pagos menores de bienes y servicios que permitanrealizar una gestión y administración en forma, eficiente, económica y eficaz.

Alcance: Todos los jefes de departamento
Definición: Caja Chica, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
Responsabilidades:Gerente General
Revisión de la Política: Una vez al año
Documentos Aplicables:
* Formulario C.CH.-001 Solicitud y autorización de apertura de caja chica
* Formulario C.CH.-002 Condiciones especiales de fondos
* Formulario C.CH.-003 Reembolso de caja chica
* Formulario C.CH.-004 Arqueo de fondos
* Formulario C.CH.-005 Arqueo de fondos documentos
* Formulario C.CH.-006 Valeprovisional de caja chica
* Formulario C.CH.-007 Comprobante de caja chica
* Facturas o recibos

Políticas:
1. Constitución de los Fondos
La constitución de los fondos de Caja Chica será autorizada por el Gerente General.

2. Fianzas de Fidelidad
Los responsables de la custodia y manejo de los fondos de Caja Chica antes de recibir los valores debidamenteautorizados, deberán rendir mediante pagaré a favor de la empresa una garantía equivalente al 100% del monto del fondo.
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| MANEJO Y CONTROL DE CAJA CHICA | Fecha de aprobación: |
| Elaboró: | | 02-Octubre-2010 |
|  Contador General |   | |
| Aprobado por: Gerente General | Código: ADCN-001 |

3. Solicitud del Fondo
Para laconstitución de un fondo de Caja Chica, el contador general solicitará al Gerente de Operaciones la creación del mismo. Para ello elaborará los formularios C.CH- 001 y 002.
4. Pago por Constitución del Fondo
Para efectuar la constitución del fondo, el Contador General, ordenará la elaboración del cheque siguiendo lo establecido en el capitulo III de este Manual. Previo a ello seasegurará de que se haya cumplido con lo siguiente:
a. Solicitud formulario C.CH-001 y 002 firmada por el funcionario responsable.
b. Pagaré por el monto del fondo firmado por el responsable de este.
c. Recibo firmado por el empleado que custodiará y manejará el fondo.

5. Registro del Fondo
El registro para el control del fondo será llevado por el responsable de su custodia.6. Pagos por caja chica
Se podrán realizar pagos hasta por un monto de Lps. 1,000.00, del fondo de caja chica asignado, cumpliendo con las siguientes condiciones:
a. Toda compra o pago debe ser justificado.
b. Toda compra o pago, que se realice a través del fondo de caja chica debe ser autorizada en primera instancia por el Gerente del departamento del solicitante.

7.Arqueos y Revisiones
El Departamento de Contabilidad y el Gerente de General, serán responsables de realizar arqueos periódicos y sorpresivos para determinar el adecuado manejo del fondo y el cumplimiento del presente reglamento. Para ello deberán utilizar el formulario C.CH-004 y 005.

8. Faltantes y Pagos Incorrectos
El Encargado del fondo es el UNICO responsable por cualquierfaltante o pago incorrecto que por medio de éste se haga. Si el responsable del fondo dejase de laborar en la empresa por cualquier razón, antes de que se le haga efectivo el pago de su último salario o prestaciones sociales deberá cumplir con lo siguiente:
a. Presentar la liquidación del fondo incluyendo la devolución del efectivo y documentos pendientes de reembolso.
b....