Manual de procedimiento contable

Manual de procedimientos contables

Sistema de información contable

Dentro de los sistemas de información de la empresa, podemos encontrar subsistemas como el de contabilidad, a través de este subsistema podemos analizar los cambios en el patrimonio de la empresa, y los bienes de su propiedad entre otras cosas.
Los sistemas de información contable ayudan a los administradores a tomardecisiones, y a llevar una mejor distribución de los recursos y las obligaciones.
Características de un proceso de información contable:
* El registro de las actividades contables puede realizarse por que la ley lo obliga o bien porque la empresa desea desarrollar un control más eficaz.
* Sus procesos se realizan en base a estándares, que la misma implementa a través de las políticas yreglamentos.
* Las actividades de la empresa, registradas en el sistema de información contable, deben ser descritas detalladamente.
* Posee una base de datos histórica pudiendo analizar periodos pasados de la empresa.
* Los informes que entrega el sistema contable ayuda a resolver los problemas de cada área.

Procedimiento para la ejecución del ciclo contable

1. Objetivo: es unaherramienta que se le entrega como guía al personar del Departamento de la Contabilidad para que puedan cumplir sus actividades de manera eficiente y eficaz.

2. Responsable de dichas operaciones: son del personal del departamento de contabilidad.

3. Importancia: permite conocer toda la información financiera necesarias para elaborar y emitir los estados anuales, mensuales o como lo estimela empresa bajo su sistema de control.

a) El personal del área administrativa debe obtener lo siguiente:
* Requisiciones
* Solicitud de cotizaciones
* Cotizaciones
* Análisis de cotizaciones
* Acta de comité de adquisiciones y además, se aplica
* Orden de compra y servicio
* Copia de instrumento de pago

b) Registrar las transacciones en el Libro Diario.c) Las informaciones que se entrega en la letra a) ayuda al soporte de la operación.
d) Realizar los Mayores y Libros Auxiliares que obtenga la empresa.
e) Al momento de pagar una cuenta se debe registrar la siguiente información: número de cheque o transferencia, fecha y el monto.
f) Elaborar los estados financieros como los son estado de resultado, flujo de caja, entre otros.
g)Presentar los informes contables al Directorio.
h) Fin del procedimiento.

Sistemas contables computarizados

Hoy en día los sistemas de información contable son realizados a través de programas computarizados. Esto es un software a través del cual se procesan datos y pueden solucionar problemas. Estos se pueden clasificar en:
* De uso general: son programas destinados a resolver unconjunto de problemas.
* De uso específico: destinados a resolver problemas específicos.
* Hechos a medida: la persona o empresa escoge las características del programa, y pueden ser creados por personal de la misma empresa o por terceros ajenos a ella.

Instalación de los sistemas de información contable

El usuario es el encargado de escoger el software más adecuado para el tipo deempresa y el problema que desea solucionar. Luego se deben establecer los parámetros de funcionamiento. Posteriormente se debe abastecer al software, con información de la empresa.

Usuarios de los sistemas contables computarizados

A estos se les denomina usuarios finales, estas no son personas especialistas en informática, pero si son personas que utilizan estos sistemas para registrar sustareas, los usuarios finales pueden clasificarse en cuatro categorías:
* Usuarios finales directos: son los operadores que se relacionan con el sistema a través de la entrada y salida de datos.
* Usuarios finales indirectos: son los de nivel operativo, quienes se favorecen con los resultados obtenidos con la implementación del sistema, relacionándose directamente con el software.
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