Manual De Procedimiento De Compras

Procedimiento para realizar las compras en el departamento de compras





















ADQUISICION DE BIENES Y/O CONTRATACION DE SERVICIOS HASTA 2500 U.T




Indice


1. Objetivo 1

2. Alcance 1

3. Definiciones 1

4. RESPONSABILIDADES 2

5. Reglas 3

6. DESARROLLO 4

6.1 . ADQUISICION DE BIENES Y/O CONTRATACION DESERVICIOS 4

6.1.1 CONTROL SOBRE SERVICIOS EXTERNOS QUE AFECTEN LA CALIDAD DEL PRODUCTO 6

6.2 COMPRAS MENORES CON PRESUPUESTO BASE HASTA 500 U.T 6

6.3 COMPRAS MENORES CON PRESUPUESTO BASE MAYOR O IGUAL A 500 U.T Y

HASTA 2500 U.T7


6.4 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS 8
1. Objetivo

Estandarizar el proceso para la adquisición de bienes o contratación de servicios necesarios menores a 2500 UT para cumplir con las especificaciones por orden de producción, conforme a lo establecido en el sistema de calidad.

2.Alcance

Este proceso es aplicable para la emisión de ordenes de compras, ordenes de servicios, consulta de precios y contrataciones directas hasta 2500 UT, realizadas a través de un sistema operativo, bajo la normativa legal vigente.

3. Definiciones

1. Cotización Vigente: precio de un material o valor de un servicio ofertado por el proveedor que tiene vigencia a la fecha de iniciar elproceso para la emisión de la orden de compra o servicio.

2. Proveedor: persona natural o jurídica que está en capacidad de suministrar insumos o prestar servicio.

3. Usuario: empleado de la empresa el cual solicita un requerimiento para la adquisición de un insumo o servicio al departamento de compras.

4. Grupo Interno de Compra (GIC): conjunto de personas dentro de la organización quevelan por la transparencia en los procesos asignados para su control.

5. Consulta de Precios: es la modalidad de selección del contratista, en la que de manera documentada se consultan precios a por lo menos tres (3) proveedores de bienes y servicios.

6. Acto Motivado: es una relación circunstanciada de los razonamientos tanto de hecho como de derecho (técnicos / legales), donde se justificanlas causas en las cuales se fundamenta la procedencia del acto que se emite y pudiéndose delegar por la máxima autoridad del órgano o ente contratante, según los niveles financieros autorizados previamente establecidos por el mismo ente (artículo 9 de la ley Orgánica de procedimiento Administrativos). Estos actos motivados deben estar blindados y auditables.

4. RESPONSABILIDADES

1.Es responsabilidad del Coordinador de Compras velar por el cumplimiento de este proceso.
2. Es responsabilidad de los (as) Analistas de Compras obtener del mercado las mejores ofertas que cumplan los requerimientos del usuario.
3. Es responsabilidad del Coordinador de Compras y Analistas de Compras velar que las órdenes de compras y servicio sean emitidas de forma correcta para eldesarrollo óptimo de éste proceso.
4. Es responsabilidad del analista de compras realizar seguimiento de las cotizaciones vigentes, con el objetivo de aprovisionar los bienes y contratar los servicios para el proceso productivo.
5. Es responsabilidad del jefe del almacén mantener al día el inventario de bienes y materiales que permita planificar y ejecutar el proceso de compra.
6. Esresponsabilidad del departamento de sistema mantener operativo el sistema a fin de garantizar el proceso de compras.
7. Es responsabilidad del usuario suministrar todos los datos necesarios a través del sistema informativo a los (as) analistas de compras para facilitar el proceso de compras.
8. Es responsabilidad de los (as) Analistas de Compras la guarda y custodia del expediente de la compra y...