Manual de procedimiento del area de facturacion

Manual De Procedimientos Para Facturación

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Índice

Índice - 2 -
Manual De Procedimientos Para Facturación - 3 -
ALCANCE - 3 -
OBJETIVO - 3 -
Descripción del puesto de Facturador - 3 -
Documentos utilizados en Facturación. - 3 -
Instrucciones previas a la facturación. - 4 -
Instrucciones para la Facturación - 5 -Facturas al contado - 7 -
Facturas al crédito - 7 -
Elaboración de Notas de Remisión. - 8 -
Elaboración de Notas de crédito o debito - 9 -
Facturación a empleados - 9 -
Elaboración de Informes - 9 -
Anexo 1……………………………………………………………………………... -11-

Manual De Procedimientos Para Facturación

ALCANCE
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para facturación de bienes,teniendo en cuenta el manejo adecuado de documentos involucrados en el proceso.

OBJETIVO
Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar los productos, de tal manera que se cumplan con las políticas administrativas y financieras de la empresa.

Descripción del puesto de Facturador

Es la persona encargada de elaborar todos los documentos necesarios para que la mercancía salga deDeposito, ya sea trasladando o no el derecho de posesión sobre ellas al beneficiario, recibiendo a cambio una contraprestación equivalente al valor del bien que puede ser efectivo o promesa de pago.

Documentos utilizados en Facturación.

1. Los documentos para facturación y sus funciones son los siguientes:
• Facturas Consumidor Final (FC): se emitirá por la transferencia dedominio de mercadería a consumidores finales.
• Comprobantes de Crédito Fiscal (CCF): se emitirá por la transferencia de dominio de mercadería a contribuyentes.
• Notas de Crédito (NC) y Notas de Debito (ND): Cuando después de emitido el CCF ocurran ajustes o diferencias en los precios, descuentos, intereses, devengados, bonificaciones u otras modificaciones en la operación, ocuando se produjeren devoluciones de dinero, bienes o se anulen operaciones efectuadas se deberá emitir Notas de Crédito o Debito; las notas de debito se emitirán por las cantidades que aumentan tanto los valores como el impuesto; las notas de crédito se emitirán cuando se produzcan disminuciones en estos. En el caso de errores en las Facturas se tendrá que anular el documento anterior y emitir unonuevo ya modificado.
• Notas de Remisión (NR): es el documento que ampara la circulación o transito de la mercadería, se emite al momento de efectuarse la entrega real o simbólica de los bienes, también se emite cuando se efectúen envíos de mercaderías en consignación o traslados que no constituyan transferencias.
Estos documentos serán entregados a Facturación por Contabilidad quienllevara el control correlativo de los mismos.

Instrucciones previas a la facturación.

2. La facturación se realiza únicamente utilizando el sistema, si en un caso no hubiese sistema por motivos internos o externos que no se pueden resolver oportunamente y se necesite facturar se hará manualmente, pero siempre con el debido cuidado de no equivocarse en el calculo del impuesto, descuentosy otros; luego se registrara en el sistema cuando ya este habilitado para actualizar el sistema de inventario.

3. Al generar cualquier tipo de factura (contado/crédito) deben salir a nombre de una persona o sociedad, con los datos correspondientes previamente registrados en la tabla de clientes.

4. Si el cliente no está registrado en el sistema se debe consultar con el vendedorrespectivo se pueden dar estas situaciones:
• Se encuentra en trámites de aprobación del cliente, para este caso se debe esperar a que acrediten al cliente y hasta entonces puede facturársele.
• Puede suceder que el cliente ya esta aprobado pero no esta registrado, para lo cual se le pide a la encargada de Cuentas por Cobrar (quien es la persona que ingresa a cada cliente al...