Manual de procedimiento ong

“C P P”
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

SOBRE LOS DOCUMENTOS

*TALONARIOS VARIOS (FACTURAS, AUTOFACTURAS, RECIBOS DE DINERO)
Son de uso de la oficina Administrativa por lo tanto no deben salir de la misma. En caso de necesidad de uso fuera de ella se tendría que solicitar por memo a la Coordinación General.
Quien asentara en el cuaderno de entrada y salida de documentos contables los datosde quien la retire y se haga responsable por ella (Nombre y apellido, fecha y hora, motivo para el cual la lleva y la firma correspondiente. Tanto para el retiro como para la devolución). La persona que la vaya a usar debe estar en conocimiento del correcto uso contable de la misma para así evitar posteriores fallas y/o anulaciones.

*FACTURAS Y PRESUPUESTOS RECEPCIONADOS POR LA ONG
En todosellos deben constar los datos correctamente escritos de la ONG, esto es el nombre social y el número de ruc, ya que los mismos deben ser solicitados de esta manera.

*DOCUMENTOS CONTABLES ENTREGADOS POR LA ONG
Todos los documentos contables (recibos, facturas, auto facturas, recibos comunes de dinero) que la ONG entregue deben contener los datos completos y correctos, esto es, nombre y apellidoo razón social, numero de ruc o CI, monto exacto a la erogación de dinero, etc. (Es muy importante que la letra sea legible.)
En el caso de las auto facturas, aparte de tener los datos completos también se deben adjuntar el recibo común de dinero y la fotocopia de CI del prestador del servicio.

*CONFECCION DE CHEQUES
Se elaboran en el Dpto. Administrativo.
Deberá contener el monto exacto dela transacción, así como también las firmas de las personas autorizadas responsables (en ambos talones).
El talón de control deberá estar firmado por la persona que haya confeccionado el cheque en la parte posterior del mismo.

-SOBRE LA RENDICION DE CUENTAS DE LOS GASTOS (DINERO QUE SALGA DE LA ONG)
.Todos los gastos en que se incurriesen deben ser previa aprobación de los mismos, ya sea conpresupuestos, notas y/o facturas (crédito o contado) presentadas.
En el caso de entregar cheques y /o efectivos sobre supuestos, la rendición de los mismos debe ser en las próximas 48 hs. y con facturas contables donde consten los datos de la Fundación (Nombre y número de Ruc). Estos supuestos ya deben ir con el cálculo del IVA si los hubiere y en el caso de excedentes al monto aprobado se haráuna boleta de donación por la diferencia.

REEMBOLSO DE GASTOS

* FACTURAS A PAGAR CON CHEQUES DE LA ONG
Se confeccionaran los cheques por el monto exacto y previa aprobación de presupuestos por las personas competentes.
En caso de que la compra se realice a crédito el procedimiento será el siguiente:
-Recepcionar la Factura con los datos requeridos (Nombre y Ruc) ya sea por fax o eloriginal
-Al realizar el pago el proveedor debe entregar el recibo de a compra, y en el caso de haber recepcionado la factura por fax, exigir el original.
En el caso de que la compra se realice al contado el procedimiento será el siguiente:
-Al realizar el pago, exigir la Factura correspondiente correctamente elaborada y con los datos requeridos de lo contrario carecerá de validez.

*FACTURAS APAGAR DE LA CAJA CHICA (DINERO EN EFECTIVO)
Según disponibilidad de la misma y en montos inferiores a Gs. 100.000 (cien mil), entendiéndose que las facturas deben estar según las especificaciones requeridas en la misma. Nombre y Ruc. Y con fecha dentro del mes o antes de la siguiente reposición (esto es que no se podrán pagar facturas anteriores a la fecha de la última reposición)
Aclarando queestos gastos a reembolsar deben estar aprobados, dentro de las generalidades podemos citar como ejemplo: Pasajes de ómnibus (aclarando siempre el destino y uso de los mismos), combustible siempre que no excedan el limite presupuestado, compras varias para el uso común y/o de oficina (café, art. de limpieza, agua mineral), honorarios del personal ocasional de limpieza y jardinería, etc.… (Cada...