Manual De Procedimiento

Universidad Veracruzana

Materia:
Organización y Reingeniería del Proceso Administrativo

Tema:
Manual de Procedimiento.


* Manual de procedimiento:
Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de dos o más de ellas. Ccontiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse lasactividades de cada empresa, suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro del a empresa.
Los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad derealizar las actividades y que integran, incluyendo descripciones, formas, guías de llenado y la información documental, En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefesde que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a, descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisiso revisión de los procedimientos de un sistema Interviene en la consulta de todo el personal.
Conformación del manual
* IDENTIFICACIÓN
* Logotipo de la organización.
* Nombre oficial de la organización
* Denominación y extensión. (De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.)
* Lugar y fecha de elaboración.
* Número de revisión(en su caso).
* Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal
ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginascorrespondientes que forman parte del documento.
PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro dela administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.
RESPONSABLES.
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN.
En esta sección seincluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos .
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionanalgunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el...