Manual De Procedimiento

Elaboración de manuales.

La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarseel uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico.
 
Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.
 
Manuales.
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar eldesarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación que, facilita la realización de un trabajo ya que explica de forma detallada y especifica los pasos que se deben seguir para realizar un procedimiento.

Otros autores:
Graham Kellog, “El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr eltrabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.”
Reyes Ponce "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementosadministrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".

Terry G. R. "Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Continolo G."Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operaren un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Una vez aclarado el término de manual, con el concepto anteriormente dicho en conjunto con las diversas opiniones de varios autores; podemos entrar al término que nos compete que el caso de la cátedra de sistema administrativo y contable, pasamos a definir en términosadministrativos y de procedimientos lo que son los manuales, en relación a estos aspectos:
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Dicho esto podemos decir que la importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detalladalos procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma,desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

Objetivos.

* Determinar la actividad que se debe realizar para cumplir con un objetivo.
* Determinar las funciones de cada trabajador y así evitar omisiones y sobrecargo de trabajo.
* Ayudar a la realización correcta del trabajo.* Servir como medio de orientación para nuevos miembros.
* Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
* Instruye a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
* Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y...