manual de procedimientos Archivo

Manual de Normas del Archivo de la
Coordinación de Recursos Humanos del
Hospital Militar
“Dr. José Ángel Álamo”

Febrero 2013
Elaborado por:
Lcda. Hilda Meléndez de Colmenares
Archivólogo

Introducción
El objetivo de este manual es proporcionar los elementos básicos para la organización, funciones y
procedimientos de las áreas de Archivo de Trámite, Concentración e Histórico, así comoconceptos y prácticas
destinadas a identificar los documentos de archivo para registrarlos, describirlos y clasificarlos.
El Responsable del Archivo de Trámite (Archivólogo) dentro de la esfera de su competencia, deberá
contribuir al pleno cumplimiento de estas normas, así como asumir su responsabilidad en los procesos del control
de la documentación, valoración, baja y destino final de susrespectivos archivos.
Lamentablemente, los archivos son vistos como depósitos de papeles sin orden alguno y acompañados de
cualquier tipo de objetos, en precarias condiciones medioambientales, ocupando espacios innecesarios, con
documentos que pueden eliminarse; o en el menor de los casos, existe el archivo pero sin criterios archivísticos,
tales como: Clasificación, ordenación, selección yexpurgo.
Es de suma importancia destacar que la aplicación de criterios archivísticos profesionales facilitaría el flujo
rápido de la información, incidiendo positivamente en la toma de decisiones al reducir el tiempo de búsqueda para
obtener información precisa, delimitando las responsabilidades en cuanto al manejo y uso del material documental,
al establecer la normativa correspondiente para laseguridad y confidencialidad de la información.

Objetivo General
Establecer criterios específicos para el manejo y flujo eficiente de los expedientes de personal civil activo,
contratado y aspirantes a ingresar al Hospital Militar Dr. José Ángel Álamo a partir de su identificación, clasificación,
organización, ordenación, conservación y preservación en los Archivos de Trámite, Concentracióne Histórico.

Objetivos Específicos


Estandarizar el registro y control de los expedientes de personal, a fin de estar en posibilidades de contar
con bases de datos y sistemas automatizados que faciliten el acceso y control de archivos.



Aplicar a los expedientes un esquema de clasificación institucional con el fin de contar con un instrumento
simplificado de acceso y control parafacilitar el desarrollo de procesos de selección, valoración y de baja
de los mismos.



Instrumentar la elaboración del Inventario General de los Expedientes

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Revisado por: My. Liliana Camacaro de Sierra
Jefe de Personal Militar y Civil
Fecha de revisión:

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Revisado por: Tcnel. Daphne Bravo
CoordinadoraRecursos Humanos
Fecha de revisión:

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Aprobado por: Cnel. Pedro J. Serrano Duque
Director
Fecha de aprobación:

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Coordinación de Recursos Humanos del
Hospital Militar
“Dr. José Ángel Álamo”

Febrero 2013
Elaborado por:
Lcda. Hilda Meléndez de Colmenares
Archivólogo

Alcance
Las normas establecidas en este manualson de carácter obligatorio para todos los Órganos Responsables
del Hospital Militar Dr. José Ángel Álamo, (Hospimilara) bien sea el Director, Coordinador de Recursos Humanos,
Jefe del Departamento de Personal Militar, Jefe del Departamento de Personal Civil y Archivólogo. La aplicación de
este manual en el Archivo de Trámite, Concentración e Histórico ayudará a administrar, custodiar,organizar y
proteger el acervo documental existente en la Coordinación de Recursos Humanos de Hospimilara.
En caso que la responsable directa (Archivólogo) de resguardar el acervo documental (expedientes) no se
encuentre en las instalaciones de Hospimilara por motivos tales como: vacaciones, reposo, permiso, finalización de
jornada de trabajo o por día no laborable y se requiera un expediente se...