Manual de Procedimientos Archivo

Hospital Materno Neonatal

HOSPITAL MATERNO NEONATAL
MINISTRO RAMON CARRILLO

GESTION DE PACIENTES

ARCHIVO CENTRAL
de HISTORIAS CLINICAS

Responsable del Área: Jorge Torres
Responsable del Sector: Cristina Suárez Soto

1

Hospital Materno Neonatal

PROTOCOLO DEL AREA

I. MISION Y FUNCION

II. REGLAMENTO OPERATIVO

III. MANUAL DE PROCEDIMIENTO

2

Hospital MaternoNeonatal

I. MISION Y FUNCION
I.1 MISIÓN
Colaborar con las funciones de asistencia a los pacientes, administración hospitalaria,
docencia e investigación en Salud a través del servicio, eficiente y eficaz, de las Historias Clínicas (HC) de la Institución.
Entendida la HC como el documento múltiple, único e irrepetible, que refleja la producción del hospital, instrumento vital de todainstitución sanitaria a nivel médico asistencial, legal, administrativo, y de investigación científica.

I.2 FUNCIÓN
Administración, servicio, conservación y custodia de las HC del Hospital.

I.2.1 Funciones Específicas
1. Planificación, organización y supervisión en la administración, servicio, conservación
y custodia de HC del Archivo Activo, Intermedio (Pasivo), de Fallecidos, y Placas
de Rayos“X” de Adultos y Neonatos.
2. Ejecución de Normas y Procedimientos generados por la Dirección o áreas ministeriales que deben aplicarse a la Institución y en el archivo en particular.
3. Análisis, diagramación y articulación de circuitos inherentes a la HC con Admisión,
consultorios externos (CE) y Estadística, y todo aquel procedimiento que genere la
utilización de la HC
4. Resolución deconflictos que, potencialmente, se ocasionen con pacientes como
con el sector asistencial.
5. Servicio de expedición de HC para la resolución de requerimientos de Oficios Judiciales o de Letrados peticionarios desde la Dirección del Hospital.
6. Coordinación del Recursos Humano (RH) que se desempeña en el Archivo con dirección del Área de Gestión Paciente y permanente comunicación con el Sector dePersonal.
7. Mantener informado al RH del Área sobre cambios en las políticas asistenciales del
Hospital y todo lo relativo a la Gestión de Pacientes.
8. Capacitación y concientización del RH del sector en materia de Archivos, Documentación Sanitaria y Acceso a la Información.
9. Mantenimiento y control de las condiciones de aseo, medidas de seguridad, y previsión ante posibles catástrofes en elLocal del Archivo.

3

Hospital Materno Neonatal

II. REGLAMENTO OPERATIVO
II.1 Responder al Circuito de Gestión Pacientes en lo relativo a la provisión de la HC
del Archivo Activo1:
a. Búsqueda, Disponibilidad y Oportunidad: hallar y posibilitar el uso de la HC
en el momento en que se necesite, ya sea por el profesional, las autoridades
como del paciente, titular de la informaciónregistrada en la misma.
b. Responder al Circuito Integral de la HC según esté diseñado por el Área
Gestión Pacientes con la provisión de HC, en tiempo y forma, teniendo en
cuenta que toda práctica/consulta hospitalaria debe documentarse en la HC de
cada paciente. Asimismo, debe responder a los requerimientos de los Programas y Planes vigentes que operan en el hospital, tal es el caso del PlanNacer,
Vhida, etc.
c. Buscar la HC previa, si la tuviere, o realizar la apertura y conformación física de la HC en caso de tratarse de un paciente nuevo en consultorio externo
(CE) o del internado (I) en el Hospital.
d. Conformación Física de HC:
d.1. Compaginar los módulos de HC para nuevas internaciones de Adultos y
Neonatos, y para los CE.
d.2. Armado de HC con carpeta y, caratula impresapor el sistema informático,
pegarla en el frente de la carpeta dejando libre tanto el campo “H. C. N°_____”
como el campo reservado para consignar los años de actividad de la HC.
d.3. Consignación de Años de actividad marcando en los casilleros ubicados
a la derecha del frente de la carpeta, el año de internación o consulta médica
e. Registrar y hacer contralor de las HC faltantes a los...