Manual de procedimientos de calidad en una escuela

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE ARCHIVOS

OBJETIVO.- Eficientar tiempos de búsqueda y manejo de papelería de la información correspondiente a los archivos de cada una de las áreas. Asimismo mantener las áreas en estado continuo de mantenimiento y limpieza, depurando la información innecesaria, logrando tener la información óptima actualizada correctamente.

Los archivos deberán tener lassiguientes características:

1. Cajas de Archivo pasivo remitido a la bodega con su identificación y guía.

2. Presentación de Manuales de Operación de cada área.

3. Expedientes con folders limpios, uniformes y con etiquetas.

4. Formatos de uso continuo con logotipo actual y bien presentados.

5. Expediente de seguimiento a requisiciones.

6. Expediente de instrucciones,juntas y minutas.

7. Expediente de normas internas de Calidad.

8. Presentación general y archivo de documentos.

Se sugiere hacer un modelo de archivo engargolado y la presentación que cambie únicamente de color, por Coordinación y Dirección de Guardería.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA INFORMACION PAGINA DE INTERNET

OBJETIVO: Actualizar oportunamente la información de lapágina de Internet para dar a conocer oportunamente a los Padres de Familia, información de interés y actualización referente a los alumnos.

▪ Los avisos deberán de enviarse a más tardar el día 5 de cada mes, a la dirección de correo registrada para este fin.

▪ Se deberá de asignar a una persona por cada área que será la encargada de recopilar y enviar la información.

▪ Senotificará a la oficina de Administración, el nombre de la persona encargada de enviar la información y fotos de eventos.

▪ La persona encargada de cada área será la responsable de cualquier omisión que se pudiera dar de estas instrucciones.

▪ La publicación de los cambios deberá hacerse a más tardar el día 7 de cada mes.

PROCEDIMIENTO PARA REALIZACION DE MINUTAS

OBJETIVO.- Realizarrecopilación de instrucciones que se giran en las reuniones, así mismo dar seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada uno de los involucrados en cada área competente.

1. Se tomará nota de todas las instrucciones y acuerdos que se tomen en las juntas de grupo o individuales. (Anexo 1)
2. Se pasará en limpio dicho documento para la revisión de la Dirección General o de laDirección de área o en su caso Coordinación que lo realice.
3. Una vez revisado se pasará a firma de las personas involucradas en dicha reunión.
4. Se archivará una copia en el concentrado general.
5. La Asistente de Dirección estará supervisando el avance de cada punto con el área o persona correspondiente.

SEGUIMIENTO A INSTRUCCIONES

1. Se llevará en un formato específico unregistro de instrucciones y fechas compromiso. (Anexo 2)
2. Por lo menos una vez a la semana la Asistente de Dirección enviará un correo al responsable de cada compromiso con una copia a la Dirección General poniendo en síntesis el nombre del compromiso.
3. La Asistente de Dirección General registrará en el formato el cumplimiento a cada compromiso o instrucción.
4. Los días martes de cadasemana la Asistente de Dirección General solicitará un espacio dentro del horario del Director para reportar el avance o retraso que en su caso tenga cada compromiso o instrucción.

PROCEDIMIENTO PARA CONTESTAR Y ATENDER LINEAS TELEFONICAS, CONMUTADOR.

OBJETIVO: Estandarizar la atención telefónica y canalizarla a las áreas competentes, eficientando el uso de extensiones y tiempos para atendercortés y adecuadamente a toda persona que llame al centro.

1. Cuando se recibe la llamada vía conmutador se dirá o cualquier otra extensión según el Anexo 2.

2. La contestación telefónica será siempre: cuando se conteste directo al público.

3. Deben utilizarse las siguientes frases según su aplicación. Anexo 1

4. La tarjeta (Anexo 1) de atención telefónica se...