Manual De Procedimientos De Comercio Exterior

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO O PUESTO DE
COMERCIO EXTERIOR
ELABORADO POR FERNANDO DUGO
COMERCIO EXTERIOR
1.- PROCEDIMIENTO DE VENTAS.
2.- PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.
1.- PROCEDIMIENTO DE VENTAS:
1.1.- Funciones del puesto.
1.2.- Procedimiento Administrativo.
1.3.- Circuito Informativo.
1.4.- Documentos utilizados en el puesto.
1.5.- Archivos de Tránsito.
1.6.- ArchivosMuertos.
2.- PROCEDIMIENTO DE COMPRAS:
2.1.- Funciones del puesto.
2.2.- Procedimiento Administrativo.
2.3.- Circuito Informativo.
2.4.- Documentos utilizados en el puesto.
2.5.- Archivos de Tránsito.
2.6.- Archivos Muertos.
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COMERCIO EXTERIOR
ELABORADO POR FERNANDO DUGO
1. PROCEDIMIENTO DE VENTAS.
1.1.FUNCIONES DEL PUESTO.
1. Registrode promociones y ofertas.
2. Adquisición de comisiones.
3. Control de correspondencia.
4. Control de volumen de operaciones por clientes y representantes.
5. Control de operaciones pendientes de formalizar.
6. Registro de pedidos aceptados y no aceptados.
7. Confeccionar catálogos.
8. Preparar Ferias.
9. Cursar Ofertas.
10. Aceptar pedidos.
11. Control y archivo de expedientes.
12.Negociación y resolución de problemas con clientes.
13. Confección y defensa de informes.
14. Estadísticas.
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COMERCIO EXTERIOR
ELABORADO POR FERNANDO DUGO
1.2.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE VENTAS. (COMUNITARIO).
La venta de mercadería comienza con el contacto entre empresas, este
puede ser mediante carta, fax o las ferias que se organizanperiódicamente.
Una vez realizado el primer contacto enviaremos vía fax o correo nuestro
catálogos y listas de precios. Estas listas de precios diferirán de los del comercio
nacional puesto que el precio de los productos se verán incrementado debido a la
subida de los costes derivados del transporte y el seguro de las mercancías. Por
tanto tendremos dos listas de precios de ventas, una parael comercio nacional y
otra para el comercio internacional.
El siguiente paso es que el cliente vea nuestros productos y se decida a
comprarlos, en tal caso nos enviará (fax o correo) un pedido en el que nos
detallará la mercancía que desea adquirir.
Cuando recibamos el pedido del comprador pasaremos a elaborar la
FACTURA PRO-FORMA. Esta factura es un presupuesto detallado donde
constarántodos los gastos y descuentos de la operación, Incluidos los gastos de
transporte, seguros e incoterm utilizado.
Al realizarla le haremos una copia que se quedará archivada en el puesto y
el original se mandará a nuestro comprador potencial (Vía fax/Correo).
El cliente recibirá la factura pro-forma y si está de acuerdo con ella, se
procederá a elaborar la factura. Como ha de mantenerse una solanumeración
para todas las facturas que emita la empresa, se pedirá el número
correspondiente al puesto de facturación
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COMERCIO EXTERIOR
ELABORADO POR FERNANDO DUGO
Una vez tengamos la confirmación del pedido entraremos en la fase más
compleja de la operación de venta.
Tenemos que facturar y para ello rellenaremos con los datoscorrespondientes a la operación los siguientes documentos:
1º.- FACTURA COMERCIAL: Como en el caso del albarán se rellenará
igual que para las ventas nacionales. Original y 2 Copias.

Original: Cliente.

1ª. Copia: Facturación.

2ª. Copia: Contabilidad, se enviará mediante una comunicación
interior.
2º.- PACKING-LIST: Es una lista de pesos y contenidos de la operación
que estemos realizando,el formato lo elaboraremos nosotros.

Original: Cliente.

1ª. Copia: Se archiva en el puesto

2ª. Copia: Almacén.
3º.- DOCUMENTO DE TRANSPORTE: Es la documentación que hay
que rellenar para el transporte de la mercancía, existen varios tipos de
documentos dependiendo del medio que utilicemos.

CMR: Carta de porte por carretera.

BILL OF LADING: Conocimientos de embarque.

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