manual de procedimientos de compras











MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS




ÍNDICE

INTRODUCCION 3
OBJETIVO 4
POLITICAS 4
DIAGRAMA DE FLUJO 5
PROCEDIMIENTO 7
anexos 9









INTRODUCCION


Se ha diseñado este manual para que la administración disponga de una herramienta de control que le permita manejar con efectividad los procesos de compras.
Dicho manual se ha elaborado con elobjetivo de que todo el personal esté debidamente informado sobre el procedimiento a seguir en la adquisición de bienes a ser utilizados en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo la empresa.

La utilidad de este manual se mantendrá sólo si se revisa periódicamente y se introducen los cambios que la dinámica funcional de la empresa requiere.

Cualquier modificación relativo al manual seráratificada por el gerente de la empresa









OBJETIVO
Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso de las compras.


POLITICAS

1. Para compras menores de $ 2000 pesos, podrá efectuarse de manera directa, sin cotizaciones. Anexándole, las notas o facturas y el recibo de caja firmado de autorización por el gerente.

2. Para comprasmayores a 2000 en adelante, se deberá solicitar por lo menos tres cotizaciones escritas.

3. Los requerimientos de solicitud de compras deben efectuarse por escrito y firmado por el encargado del departamento.


4. Para la recepción de facturas solo serán para los días lunes y viernes en horario de 4 a 6 pm.

5. Para las facturas recibidas de compras normales se le expedirá un contrarecibo que contendrá fecha de recepción y fecha de pago a 15 días hábiles, nombre y firma del encargado de compras y sello de la empresa.

6. Para los pagos de compras especiales salvo previa autorización de la gerencia, se harán por medio de transferencias interbancarias o cheques depositados, con la leyenda de abono en cuenta del beneficiario.

7. Todas las Órdenes de Compras previaautorización de las cotizaciones según las políticas establecidas, serán aprobadas por la gerencia.






DIAGRAMA DE FLUJO










PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
ACTIVIDAD

INICIO
ENCARGADO DE ALMACEN
Prepara una Requisición de compra en original y copia, especificando claramente detalles de los artículos o servicios solicitados.


ENCARGADO ADMINISTRATIVO
Recibe la solicitudy comprueba físicamente con almacén si en verdad no hay existencia del material. si hay faltante menor de dos pzas se procede y si no se rechaza.


ENCARGADO ADMINISTRATIVO
Solicita la aprobación de la compra a la Gerencia.
a) Si la compra es aprobada continua con el siguiente paso
b) Si la compra es rechazada lo notifica al solicitante


ENCARGADO ADMINISTRATIVO
Solicita cotizacionessegún los límites establecidos.
Nota: Si existe un proveedor exclusivo, no será necesario efectuar cotizaciones y la compra debe estar amparada con un memo de la Encargada de Servicios Administrativos que justifique la Ausencia de cotizaciones.


ENCARGADO ADMINISTRATIVO
Se evalúan las cotizaciones y recomienda la mejor opción referente a precio, calidad y responsabilidad en la entrega.Remite cotizaciones para su aprobación según los límites discrecionales. Para tales
fines utiliza el formulario de cotización


GERENTE GENERAL
Recibe el formulario de cotizaciones, analiza los documentos y toma las siguientes acciones:
1. Si está de acuerdo con el proceso y siguiendo el dictamen de los límites discrecionales procede a recomendar el proveedor y firma en señal de aprobación alproceso de compra



2. Si no está de acuerdo lo comunica al Encargado de Servicios Administrativos


ENCARGADO ADMINISTRATIVO
Recibe la Requisición de compra junto con el Formulario de Cotización.

a) Si está aprobada la cotización sigue el siguiente paso

Si la Cotización no fue aprobada lo informa al solicitante.



PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
ACTIVIDAD


ENCARGADO...