MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CREDITO Y COBRANZA

Manual de procedimientos de credito y cobranza

Alcance
Trataremos Cobranzas, fijando sus límites desde que se determina el vencimiento de la factura, y hasta su cobro, y posterior depósito bancario del dinero, registración y control de la operación.

La función de cobranzas. Separación de funciones. Incompatibilidades
Cobranzas: es la percepción efectiva (en dinero o equivalente) delprecio pactado en la operación de Venta.
Con el objeto de formar un ambiente de control adecuado, es conveniente la segregación de las siguientes funciones:
-Cobranzas
-Ventas
-Aprobación y otorgamiento de Créditos
-Despacho /expedición de la mercadería
-Facturación
-Registraciones contables
Y dentro de la función de Cobranzas:
-Apertura de correspondencia
-Manejo de fondos-Control y registración de la cobranza

Descripción del circuito
Para comprender el circuito de Cobranzas, lo dividimos en 4 módulos. Los 2 primeros luego se integran en los 2 módulos finales.
Módulo 1: Cobranzas mediante cobradores
Módulo 2: Cobranzas por correspondencia
Módulo 3 :Control y depósito de la recaudación
Módulo 4: Control y registración de la operación al fin del díaMódulo 1: Cobranzas mediante cobradores (1.0 al 1.3)
1.0- Descripción General y Global del Módulo
El sector Cobranzas emite el formulario Listado de Cobranzas para cada cobrador, indicando las facturas y clientes a los que debe cobrar. Le entrega a cada cobrador 2 copias del Listado de Cobranzas y una copia del cada factura.
Cuando el cliente le paga, el cobrador emite el Recibo Oficial en 4copias, entregando el original al cliente.
Luego la totalidad de la Cobranza es rendida en Tesorería (dinero + cheques + recibos + listados de cobranza), recibiendo Cobranzas una copia de los Recibos Oficiales emitidos para poder actualizar sus registros de deudas de clientes.

1.1-Planilla de Cobranzas
Esta contiene todas las facturas asignadas al cobrador con objetivo de cobranza, ordenadaspor orden de relevancia. Contiene la siguiente información:
 Área llenada por el sector Cobranzas:
-Número y denominación del cliente
-Facturas adeudadas: número, fecha de emisión, importe, fecha de vencimiento.
 Área a llenar por el cobrador:
-Detalle de la gestión de cobranzas realizada.
En caso de no haber podido cobrar:
-Causas por las que no se ha podido cobrar.
En caso dehaber cobrado:
-Número de recibo extendido.
-Importe de la cobranza, discriminando lo recaudado en efectivo de otras
formas de pago como cheques, documentos, etc.
-Importe de descuentos otorgados.

1.2-Recibo Provisorio. Recibo Oficial ( o definitivo)
Algunas empresas emiten Recibos Provisorios al recibir los cheques de los clientes, para emitir luego el Recibo Definitivo cuando estoscheques son depositados y acreditados en su cuenta.
Este procedimiento es más seguro pero demanda el doble de esfuerzo.
Una alternativa es emitir sólo Recibos Definitivos al recibir los cheques de los clientes, con esta leyenda: “Los cheques recibidos serán aplicados a la cancelación de los documentos detallados en el presente recibo, una vez que los mismos hayan sido acreditados en nuestracuenta corriente bancaria”.

1.3- Recibos anulados: su tratamiento
Ante recibos anulados, todas las copias deben inutilizarse con una leyenda que indique esto y archivarse con el talonario correspondiente, para asegurar que no se realizado uso indebido de ninguna copia.
Debe comunicarse ésta situación a los sectores receptores del formulario que efectúan control de correlatividad.

Módulo2: Cobranzas por Correspondencia (2.0 al 2.2)
2.0- Descripción global y general del módulo
La gerencia general recibe la correspondencia, la abre y separa los cheques recibidos para emitir la planilla de Valores Recibidos por Correspondencia.
Los cheque son enviados a Tesorería para su depósito.
Una de las copias de la planilla de Valores Recibidos por Correspondencia, intervenida por...