Manual de Procedimientos de Giros y Pagos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GIROS Y PAGOS









Elaboración Aprobación Divulgación
Marlid Johanna Nieto Arango Ángela Mantilla Prada Gloria Yaneth Guerrero
Practicante Universitaria Directora de Proyectos Auxiliar Contable


CONTROL DE VERSIONES




FECHA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
VERSIÓN
AUTOR
22 de Enero de 2013 Creación del Documento 0 Marlid NietoTABLA DE CONTENIDO


0 INTRODUCCIÓN 5
1. GENERALIDADES 6
1.1 OBJETIVO GENERAL 6
1.2 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 6
1.3 ALCANCE 6
1.4 RESPONSABILIDADES 7
1.5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 8
1.6 EXCEPCIONES 10
1.7 GLOSARIO DE TÉRMINOS 11
2. MARCO CONCEPTUAL 14
2.1 GIROS 14
2.1.1 IMPLEMENTACIÓN DEL DISFON PARA REALIZAR GIROS 142.1.2 GIROS MEDIANTE DISPERSIÓN PARA EL PAGO A PROVEEDORES 14
2.1.3 GIROS MEDIANTE DISPERSIÓN PARA EL PAGO DE NÓMINA 15
2.2 PAGOS 16
2.2.1 PAGO DE NÓMINA 16
2.2.2 PAGO A PROVEEDORES 16
2.2.3 HORARIO DE PAGOS 17
3. PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR LOS PAGOS EN LA EMPRESA 18
3.1 PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR PAGOS CON CHEQUES 18
3.2 PAGOS POR TRANSFERENCIA 20
4. ORDENES DE COMPRA 26
5.ANTICIPOS 27
6. CONCLUSIÓN 28
BIBLIOGRAFÍA 29
ANEXOS 30
8.1 FORMATOS IMPLEMENTADOS EN EL DEPARTAMENTO FINANCIERO Y CONTABLE 30
8.2 FLUJOS DE PROCESOS 30
ANEXO 1: FORMATO DE CUENTA DE COBRO 31
ANEXO 2: FORMATO DE REPORTE DE NÓMINA Y HORAS EXTRAS 33
ANEXO 3: FORMATO INGRESO DE PERSONAL 35
ANEXO 4: FORMATO DE CONTROL DE HORARIO EN OBRA 37
ANEXO 5: FORMATO DE ORDEN DE COMPRA 38
ANEXO 6: FORMATODE RELACIÓN DE GASTOS DE CAJA MENOR 40
ANEXO 7: FORMATO DE CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLES 41
ANEXO 8: FLUJO DE PROCESOS PARA REALIZAR PAGOS POR EL DISFON 43
ANEXO 9: FLUJO DE PROCESOS PARA PAGOS CON CHEQUE 44









CONTENIDO DE ILUSTRACIONES

Ilustraciòn No: 1 Organigrama de la Empresa Construcciones MAC Ltda 9
Ilustraciòn No: 2 Formato del Cheque implementado en la Empresa19
Ilustraciòn No: 3: Menú Principal del DISFON 22
Ilustraciòn No: 4 : Captura de Información 23
Ilustraciòn No: 5: Corrección de Información 23
Ilustraciòn No: 6: Hoja de Ruta 24
Ilustraciòn No: 7 Nombre del Archivo 24
Ilustraciòn No: 8 Generación de Archivo de Dispersión 25















0 INTRODUCCIÓN

La empresa Construcciones MAC Ltda, ha manifestado lanecesidad de implementar un mecanismo que permita dar orden administrativo al área de Contabilidad y Finanzas, por tal motivo, es de vital importancia aportar como propio un Manual de Procedimientos de Giros y Pagos, con el fin de agilizar y documentar de una manera más efectiva todos los procedimientos contables que se realizan dentro de la misma.
El desarrollo de éste manual se realiza con el fin deincluirlo dentro de los procesos documentados que maneja la empresa, permitiendo de esta manera que forme parte de la certificación ISO 9001-2008, en la que se encuentra trabajando actualmente la empresa.
El objetivo de éste manual es tener una herramienta de apoyo que permita dar a conocer cómo se debe realizar cada uno de los pasos para ejecutar un pago, ya sea por la plataforma del Banco deBogotá o por cheque; por otro lado se busca presentar de manera detallada el proceso de giros realizados mediante transferencia con la herramienta del Disfon suministrada por la entidad bancaria con la que se trabaja en la empresa.






1. GENERALIDADES

1.1 OBJETIVO GENERAL
La realización de este manual de procedimientos busca aportar beneficios en la organización, gracias a laimplementación del mismo y el apoyo del Gerente General, se pretende optimizar la operación y administración de los recursos en el Departamento de Finanzas y Contabilidad, logrando así orientar en una manera documentada a cualquier trabajador que requiera conocimiento sobre el manejo que se da a la hora de realizar Giros y Pagos.
Este Manual de Procedimiento será relacionado con el procedimiento...