manual de procedimientos IMASECA


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA ADMINISTRATIVA







INTRODUCCION
El presente manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que los involucrados en cada una de las tareas del proceso administrativo, para hacer más eficiente el uso de losrecursos humanos, financieros, materiales y técnicos.
En la elaboración de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para actuar con mayor certeza en la aplicación y ejecución de los trabajos realizados por la parte administrativa de la empresa.

OBJETIVO DEL MANUAL
EL diseño de este Manual es de gran importancia para la empresa “IMASECA. C.A ya que brinda alDepartamento administrativo una guía en los procedimientos propios de esta actividad, adaptados a Normas Contables y a los Principios de Contabilidad de Aceptación General; los cuales permiten procesar la información contable de la entidad, y así brindar un sistema de control que resguarde la información financiera. Con éste se logra igualmente, brindar al personal relacionado con el manejo de la informaciónfinanciera o algún procedimiento contable en específico, una serie de herramientas para la orientación en sus funciones y así logren la eficiencia y eficacia, ya que esta es una unidad organizacional que brinda información clave a la entidad para la toma de decisiones.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA





1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1.1. ARQUEO DE CAJA CHICA
a. PERSONAS QUE INTERVIENE EN ELPROCEDIMIENTO
Administrador
Asistente de administración
Gerente
b. NORMAS GENERALES
Se debe efectuar arqueos de caja chica, por lo menos una vez al mes, y de forma inesperada.
Las reposiciones de caja chica se deben hacer mediante la emisión de un cheque, exclusivamente para tal fin y a nombre de su custodio.
Todas las salidas y entradas de Caja Chica, deben estar respaldadas por recibos, facturas oalgún otro soporte; para así respaldar las funciones de control, y deben usarse previamente enumerados y de forma cronológica.
El monto de caja chica será repuesto semanalmente, para este día el custodio de la caja entregará al auxiliar contable el reporte de la caja en el que finalizó en esa semana; este último examinará y los clasificará los documentos, colocándole el sello de “CONTABILIZADO”.c. PROCEDIMIENTO
i. EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO:
Es el responsable de controlar el efectivo de Caja Chica, dándole protección en un lugar seguro para que nadie tenga acceso a ella.
Al mismo tiempo, el asistente se encargará de llevar un control de todas las entradas y salidas de efectivo del fondo, en un auxiliar; el cual facilitará el saldo.
ii. EL ADMINISTRADOR:
Este será el encargado derealizar los arqueos de caja chica, y mientras lo hace, debe cuidar de que el asistente del departamento permanezca el sitio hasta que termine dicho arqueo.
No debe aceptar que el asistente se ausente por ningún motivo, debe evitar la interrupción de personas ajenas al procedimiento y de ninguna manera debe postergar el proceso.
En primer lugar, el administrador debe separar todo el efectivo de losrecibos que respaldan las operaciones. Todos estos recibos los comparará y se percatará de los saldos, inicial y final.
Una vez que se tengan los datos en el formato, se procede a separar y agrupar el efectivo de acuerdo a las distintas denominaciones. Hecho esto, se procede a contar por denominación y llevar los totales al formato. Luego, se examinará si existen diferencias entre e fondo de cajachica y la suma de los recibos y el efectivo restante.
Si existen diferencias producto de sobrantes o faltantes del efectivo del fondo, hay que investigar que si las causas que dieron origen son justificadas. Hay casos en que la factura es Bs. 12.880,00; y el custodio tuvo que cancelar Bs.12.900, esta diferencia es lo que se conoce como “sobrante de Caja chica” y por esta diferencias, que no es...