Manual De Procedimientos Jefe De Recepción

DESCRIPCION DE FUNCIONES
Afecta a Recepción.
POLITICA:
Cada Jefe y/ó Gerente departamental, debe tener claramente definido sus funciones y responsabilidades, para que puedan actuar con soltura dentro de los parámetros marcados por la Institución.
NORMA
A fin de tener claramente definido las responsabilidades gerenciales del Ejecutivo de Recepción, deberá permanentemente comulgar con lasdefiniciones procedimentales claramente enunciados.
Jefe de Recepción
* POLITICA:
Cada Jefe y/ó Gerente departamental, debe tener claramente definido sus funciones y responsabilidades, para que puedan actuar con soltura dentro de los parámetros marcados por la Institución.

* PROCEDIMIENTO
* Verificar que todos los reportes é informes correspondientes a la operación éinformación del día, haya sido imprimida, para su debida distribución.
* Verificar la ocupación del día, y cuantificar las reservaciones del día, para potenciar ó maximizar las ventas de habitaciones.
* Chequear y verificar, la existencia suficiente y adecuada de tarjetas de registro, llaves magnéticas, hojas en blanco entre otros.
* Cuidar de que la imagen y presentación del personal derecepción, sea la más adecuada.
* Verificar que todos los elementos é implementos necesarios para el buen desenvolvimiento de las funciones operativas inmediatas del Front, estén a la mano ó cubiertas.
* Realizar chequeos esporádicos, pero constantes de las habitaciones del hotel, y reportar las posibles anomalías tanto al Ama de Llaves, como a Mantenimiento.
* Chequearpermanentemente los resultados de los cierres de turnos de cada recepcionista.
* Inculcar permanentemente políticas de calidad de servicios al personal de recepción, y mantener siempre una actitud pedagógica.
* Mantener un histórico de ocupación alfabético y numérico, como respaldo manual de sistema operativo hotelero.
* Realizar inventarios permanentes de llaves de habitaciones- controlesremotos- y verificar que los faltantes de las mismas hayan sido debidamente cobradas y posteadas
* Verifica y chequea a diario, los distintos vales ó posibles y Paid -Outs, (salida de caja) en cuanto a su justificación y aprobación .Generalmente las devoluciones, deben hacerse a través de Administración .
* Mantiene control estricto de las llaves manuales existentes en recepción.
*Realiza primordialmente funciones de control administrativa departamental manteniendo bajos costos operativos, sin perder la calidad de servicios.
* Participa activamente en los distintos programas de solidaridad y de ajustes económicos, necesarios y dictados por la gerencia, cundo existan dificultades económicas coyunturales.
* Mantiene comunicación amplia , lineal y permanentes con el amade Llaves y con Mantenimiento.
* Elabora la pre-nómina del personal a su cargo.
* Lleva un libro control de su personal, con las ausencias- vacaciones- permisos llegadas tardías etc,etc.
* Realiza y participa en check-ins, y check outs, tanto de grupos como de individuales.

NORMAS /PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIONISTA
POLÍTICA
Sentar las bases de uniformidad de criterio en elsano ejercicio y desarrollo de las actividades del Departamento de Recepción, como área de atención primario y directo cara al Usuario, cliente ó huésped, enmarcado en el horizonte de mutuo respeto, ética profesional y sobre todo “esmerada atención” para la satisfacción huésped

* Deben cuidar de que tanto los Botones como los oficiales de Seguridad del Hotel, NO utilicen los muebles delhotel para su descanso personal, en horas laborables.
* Deben estar atentos a cualquier información suministrada de situaciones anormales dentro del hotel, y tomar acciones correctivas inmediatamente si está en su capacidad ó informar al Jefe de Recepción ó al ejecutivo de guardia.
* Están obligados a reportar todos los ingresos habidos por concepto de uso de habitaciones, alquileres...