Manual De Procedimientos Para Caja Chica

1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contra presentación de justificantes o comprobantes de pago. El monto máximo de cada gasto será de 1,500.00 para la caja chica mayor de esta cantidad se realizara cheque.
2. Se prohíbe destinar fondos de Caja Chica para cambiar cheques personales, o cualquier operación diferente a su propia finalidad.
3. Ningúnresponsable de estos fondos podrá mantener en la Caja Chica documentos o bienes que sean de propiedad personal o particular.
4. El encargado de la caja chica debe solicitar a la contabilidad el reembolso de los gastos cuando los mismos hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni superior al 50% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposición.
5. Lasfacturas recibidas para soporte de reembolso deberán ser originales, se deberá anotar en cada factura el número de la cuenta a la cual debe cargarse su importe, con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Cuando el vendedor sea una persona jurídica la factura debe estar debidamente membretada, especificándose en ella el número Tributario. Cuando sea persona natural numero decedula, Las facturas deben estar hechas a nombre de X(LA EMPRESA)X identificando la fecha en que se hizo la transacción. Todos los datos deben ser claros deberá comprobar que no contengan errores de suma u otro error evidente y no se admitirán documentación de soporte con borrones, tachaduras, con corrector, mutiladas, incompleta o deteriorada.
6. Cuando la compra sea de alimentación en merendero opulpería se utilizara el vale provisional de caja chica con sello ¨SIN COMPROBANTE¨
7. Es obligación del encargado de Caja Chica la utilización del "Vale Provisional de Caja Chica" para cualquier adelanto de fondos para compras. Estos vales deben ser cancelados a más tardar 48 (cuarenta y ocho) horas después de haber sido entregados los fondos.
8. Queda totalmente prohibido el fraccionamiento delas compras que se hacen por medio de la Caja Chica con el fin de eludir los trámites y políticas de órdenes de compra establecidos por la Gerencia de X(LA EMPRESA)X. Los comprobantes de gastos adjuntos a las solicitudes de reintegro deben contener el sello de cancelado.
9. Los vales provisionales con fondos de Caja Chica deben contener la firma de "Recibido Conforme" de la persona que recibió eldinero y responsable de devolver factura o comprobante.
10. Es obligación del encargado de la Caja Chica estampar con sello "Pagado con Caja Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo.
11. Es obligación del encargado de la Caja Chica, cada vez que solicite un reembolso, balancear el fondo para cerciorarse que el total de comprobantes de gastos más el efectivo encaja, es igual al fondo fijo asignado.
12. Es obligación del encargado de caja chica antes de solicitar tramite de reembolso pasar al auditor interno los vales temporales de caja chica junto con los soporte de compra para la revisión y liquidación después de chequeada la caja el encargado pasara a que le realicen el cheque del reembolso con la firma de revisión del contador.

13.- llenaraformulario de mayorización de gastos de las facturas para reembolso donde incluirá # factura, fecha, descripción valor y posteo en la columna de gasto correspondiente
14. El encargado de caja chica efectuará semanalmente y lo hará constar en el formulario creado al efecto, un arqueo que entregara a su jefe inmediato debidamente firmado para su archivo.
15. Cuando un arqueo sorpresivo por parte de unmiembro de auditoría Interna, al encargado de Caja Chica, resultase algún faltante, deberá ser repuesto inmediatamente en presencia del que hace el arqueo, para así completar el monto del fondo fijo. Asimismo, si hubiese un sobrante, el mismo será depositado en la cuenta bancaria más utilizada de X(LA EMPRESA)X en forma inmediata. El encargado del arqueo de cajas chicas, informará de tales...