Manual De Procedimientos

269 MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS AREA: SERVICIOS GENERALES

Fecha

SUPERVISIÒN DE SERVICIOS GENERALES

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11.1.- PROCEDIMIENTO: Elaboración y Canalización de las ordenes de Compra. OBJETIVO: Elaborar y canalizar las ordenes de Compra. NORMA ESPECIFICA: - Se debe determinar que el fin dela Nota de pedido este programado en el Presupuesto Anual de la fundación. - Se debe realizar la imputación del gasto por partida y por programa. Responsable Acción

Unidad de Servicios Generales 1. Recibe de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades las notas de pedido originales con los soportes respectivos luego de pasar por Presupuesto. 2. Envía a la Coordinación de Presupuestos. Coordinaciónde Presupuestos 3. Verifica la disponibilidad Presupuestaria, y 4. Realiza la imputación presupuestaria. 5. Informa a la Unidad de Servicios Generales. Unidad de Servicios Generales 6. Elabora la orden de compras y se envía a la Coordinación de Presupuesto. Coordinación de Presupuesto 7. Envía a la Unidad de Servicios Generales, el compromiso y la documentación soporte (Actas, cotizaciones).Unidad de Servicios Generales 8. Envía la orden de compra a Presidencia junto con los soportes respectivos. Presidencia 9. Revisa. Presidencia 10. Si no presenta fallas se firma y se envía a la Unidad de Servicios Generales, si presenta fallas se devuelve para las correciones. Unidad de Servicios Generales 11. Envía al proveedor y se espera la consignación de factura. (Ver Procedimiento: “Control delInventario (Adquisición de bienes)” Pàg. 276) 12. Envia a Presidencia Presidencia 13. Revisa y envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. procedimiento: Coordinación de Finanzas y 14. Gestiona el pago (Ver Contabilidad. “Elaboración y gestión de los pagos de la Fundación”. M. S. y P. C. )

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11.2.-PROCEDIMIENTO: Control de Llamadas Telefónicas. OBJETIVO: Revisión y Justificación del gasto en Llamadas Telefónicas. NORMA ESPECIFICA: - La unidad de Servicios Generales debe Clasificar las facturas con relación a las Gerencias, Coordinaciones o Unidades. Responsable Encargado de recepción. Acción

1. Recibe la facturación telefónica. 2. Debe informar a la Unidad de Servicios Generales de lallegada de la misma. Unidad de Servicios Generales 3. Recoge la Facturación Telefónica. 4. Revisa. 5. Clasifica la Facturación Telefónica basándose en los números que corresponden a Presidencia, Gerencias, Coordinaciones o Unidades. 6. Distribuye por Presidencia, Gerencias, Coordinaciones o Unidades de acuerdo a los números telefónicos asignados para la revisión de llamadas y Justificación deexcedentes de la tarifa asignada por la Junta Directiva. Gerencia, Coordinación o 7. Revisa las llamadas efectuadas y elabora Unidad comunicación contentiva de las cuentas por cobrar por llamadas personales (si las hubiere) y de la justificación del excedente del teléfono 8. Envía a Servicios generales comunicación con el recibo. Unidad de Servicios Generales 9. Recibe las comunicaciones, revisa losexcedentes, relaciona las cuentas por cobrar. 10. Elabora la nota de pedido. 11. Envía a la Coordinación de Presupuestos.

Coordinación de Presupuestos 12. Revisa la disponibilidad presupuestaria y se realiza la imputación. 13. Envía a presidencia. Presidencia 14. Revisa y Firma. Presidencia 15. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad (Ver procedimiento: “Elaboración y gestión de lospagos de la fundación” M. S. y P. C.)

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11.3.- PROCEDIMIENTO: Control de las empresas contratadas.

OBJETIVO: Mantener el control de las empresas contratadas por la fundación. NORMA ESPECIFICA: - La unidad de Servicios Generales debe analizar y evaluar las actividades y/o funciones asignadas a las empresas...