manual de procedimientos

Manual de procedimiento para los archivos de oficina [Manual pdf]
1. Introducción
2. Cómo se organizan los archivos de oficina
3. Transferencias de documentación al Archivo Central: procedimientos
3.1 Comunicación de la transferencia
3.2 Requisitos
3.3 El impreso de Relación de Entrega
3.4 Cómo cumplimentar el impreso de Relación de Entrega
4. Consulta de la documentación: normas4.1 Cómo cumplimentar el impreso de Socilitud de Consulta de documentos
5. Préstamo de la documentación: normas
5.1 Cómo cumplimentar el impreso de Solicitud de Préstamo de documentos
6. Diagrama de flujo 

1. INTRODUCCIÓN
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA (A PARTIR DE AHORA ULPGC) ESTÁ FORMADO POR LA TOTALIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA O RECIBIDA POR SUS ÓRGANOS,SERVICIOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS, DEPARTAMENTOS, FACULTADES, ESCUELAS E INSTITUTOS UNIVERSITARIOS EN EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES, ASÍ COMO TODOS LOS DOCUMENTOS ADQUIRIDOS POR DONACIÓN, DEPÓSITO, COMPRA, O CUALQUIER OTRO SISTEMA QUE ASÍ SE DETERMINE. TODO ELLO CONSTITUYE EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA ULPGC, INDEPENDIENTEMENTE DEL LUGAR EN EL QUE SE ENCUENTRE CUSTODIADO.
Los documentos pasan pordiferentes etapas desde que son creados para la gestión administrativa, circunstancia ésta que condiciona su ubicación:
1. Una etapa inicial, que es en la que son más utilizados para la tramitación y resolución de los asuntos diarios y que constituye la fase activa de los documentos, durante la cual la documentación se conservará en los archivos de oficina.
2. Una segunda fase, denominadasemiactiva, en la que, una vez concluido el asunto que los creó, la consulta de estos documentos disminuye aunque su valor administrativo aún está vigente y cualquier actuación posterior puede devolverlos a la fase activa.
Como norma, una vez finalizada la fase activa, la documentación deberá permanecer en el archivo de oficina correspondiente por el período que se determine en las tablas de valoración deseries, cuando existan; en caso contrario, será conservada por sus productores y/o receptores durante un período de entre dos y cinco años, pasado el cual, la documentación deberá ser transferida al Archivo Central mediante transferencia ordinaria.
En casos excepcionales, y tras consultar con el Archivo Central, éste puede aceptar lo que denominaremos una transferencia extraordinaria, es decir,la remisión eventual de documentos por parte del archivo de oficina, motivada por circunstancias que impidan su organización, custodia, conservación, control o servicio. Pero estas transferencias extraordinarias deberán documentarse cumplidamente mediante un acta de entrega.
3. Por último, una vez que ha prescrito el valor administrativo de los documentos, es posible que éstos posean otrosvalores (históricos, testimoniales...) que planteen la necesidad de su conservación permanente, en cuyo caso, serán transferidos al Archivo Central.
En el supuesto de que una unidad productora desaparezca del organigrama institucional sin que sus funciones sean asumidas por otra, la documentación que haya producido hasta su extinción será transferida al Archivo Central, sea cual sea su antigüedad.
2.CÓMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS DE OFICINA
De cara a una buena organización del archivo de oficina, hay que diferenciar entre los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de apoyo informativo, puesto que los documentos de archivo serán conservados, mientras que los documentos de apoyo habrán de ser eliminados una vez que haya finalizado su función informativa.
Los documentos dearchivo: son conjuntos orgánicos de documentos que responden a la dinámica de la oficina que los produce, son fuentes primarias de información y ejemplares únicos que testimonian la actividad de la Universidad, los cuales, una vez transcurridos los plazos establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa, deberán ser transferidos al Archivo Central.
Los documentos de apoyo...