Manual de procedimientos

MARCO TEORICO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y/o procedimientos de una organización que se considere necesario para la mejor ejecución del trabajo.
Los manuales de procedimientos contienen información sobre el conjunto de operaciones o etapas que en formacronológica se establecen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo. Se les conoce también con el nombre de manuales de operación, de prácticas estándar, de introducción sobre el trabajo, de trámites y métodos de trabajo.
Es un instrumento de información en el que se consignan en forma metódica las operaciones que deben seguirse para realización de las funciones de una o varias entidades.Estos manuales son útiles porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
El manual de procedimientos describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse para ejecutar una función, cuales son los soportes documentales y que autorización requiere.OBJETIVOS
El objetivo fundamental de los manuales es explicar en términos accesibles el porqué de las decisiones y el cómo se deben aplicar en la práctica.
Los manuales permiten alcanzar los siguientes objetivos.
• Presentar una visión de conjunto con la entidad.
• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones ydetectar omisiones.
• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad en el trabajo.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
• Proporcionar información básica para la planeación e implementación de medidas de modernización administrativa.
• Servir de medio deintegración y orientación el personal de nuevo ingreso, que facilite su incorporación a las distintas unidades, entre otros.
CARACTERISTICAS
Dentro de las características que poseen los manuales podemos mencionas las siguientes:
• Permiten conocer el funcionamiento interno relacionado a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
• Auxiliar enla inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
• Auxiliar en el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
• Intervienen en la consulta de todo el personal.
• Permite establecer un sistema de información o bien modificar el ua existente,
• Ayudan a determinar en forma más sencilla lasresponsabilidades por fallas o errores.
• Facilitan las labores y evaluación del control interno.
• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

CLASIFICACION
Para Quiroga Leans clasifica los manuales de la siguiente manera:
1. Por su contenido: historia de la reorganización, políticas, procedimientos, contenido múltiple o de servicios alpúblico.
2. Por su función específica o área de actividad: ventas, producción, finanzas, personal, otras funciones generales.
3. Por su área de aplicación: macro administrativos, si se refieren al sector público en su conjunto. Micros administrativos, si contienen información de una solo entidad.
Rubén Oscar Rusenas en su libro Manual del Control Interno, clasifica los manuales así:
1. Manual deorganización: reúne los lineamientos generales de ente expresando los objetivos principales a seguir, definiendo los fines a alcanzar, detallado los medios y estableciendo las políticas a cumplir.
Se agrupan las funciones que han de cumplir los integrantes según la estructura organizativa que se adopte a se determina cual es la responsabilidad asignada o correspondiente a la tarea. También...