Manual de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un mecanismo de control interno, con la información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todassus áreas, secciones, departamentos y servicios.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividadesdentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. Requiere identificar y señalar quién?,cuando?, cómo?, donde?, para qué?, por qué? De cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.
El manual tiene como objetivos:
o Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
o Permitir elahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.
o Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo.
o Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
o Ser un instrumento útil para la orientación e información al cliente. Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.o Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.
Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador..
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización debencontar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión.

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento. Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.
4.1. Objetivos del procedimiento: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores deauditoria; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
4.2. Base legal: Normas aplicables al procedimiento.
4.3. Descripción de la operación y sus participantes: Esfera de acción que cubren losprocedimientos. Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que...