Manual De Procedimientos

Manuales de procedimientos y Manuales de Puestos

Manual de Procedimientos
Es un compendio de acciones documentadas que contienen en esencia, la descripción de las  actividades que se realizan producto de las funciones de una unidad administrativa, dichas funciones se traducen en lo que  denominamos procesos y que entregan como resultado un producto o servicio especifico. Incluyen además lospuestos o unidades administrativas que intervienen además incluyen objetos y sistemas, precisando su nivel de participación. Suelen contener en algunos casos ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios como normativas y políticas particulares de cómo se aplican dichos límites o lineamientos de actuación, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que puedaauxiliar el correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia.

OBJETIVOS
* Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia delsistema en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.
* Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones (Impactando la gestióndepartamental y producto de la sumatoria de los mismos mejorar la gestión institucional).
* Contribuir al enriquecimiento del compendio documental municipal y a la consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos en lo referente gestión del capital humano como recurso que agrega valor a los servicios prestados en el municipio de Valparaíso.
* Proporcionar unaherramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior de cada  Área, Departamento, Sección, Oficina, etc..

UTILIDAD
Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y aladiestramiento facilitando la capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema (Auditoria sistémica).

* Interviene en la consulta de todo el personal.
* Proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegaciónde autoridad, eliminación de pasos, etc.
* Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
* Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria (Paradigmas).
* Determina de forma sencilla las responsabilidades por fallas hechas bajo paradigmas.
* Facilita las labores de auditoria, evaluación delcontrol interno  y estudio de desempeño.
* Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades, regulando a su vez la carga laboral.
* Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Elmanual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuación que fija limites (políticas) a través de una red de procesos y posibilita por medio de la descripción de procedimientos, dar soporte a la operación en pos de un mejor servicio, generando una abstracción del modelo real que entregará información que permitirá  saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar;...