manual de procedimientos

Manual de procedimientos
Definición:
Es una de las mejores herramientas administrativas por que le permite a cualquier organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización, brindándole estabilidad y solidez.
Importancia:
Los manuales de políticas y procedimientos documentan los conocimientos y laexperiencia (know how) de un proceso o de área y a partir de estos, ayudan a que los colaboradores dela organización puedan alcanzar más y mejores resultados cuantitativos y cualitativos.
Objetivos:
Incrementar el nivel de productividad.
Ser una organización más institucional.
Alinear todos los procesos administrativos y operativos con los objetivos estratégicos de la organización.
Acelerarel crecimiento económico y el desarrollo organizacional.
Optimizar la administración, mejorar los resultados e incrementarlas utilidades de la organización.
Rediseñar los procesos de cada una de las diferentes unidades de organización.
Asegurar que todos los colaboradores de la organización repitan los procesos consistentemente y con calidad.
Delegar confiablemente responsabilidades en loscolaboradores.
Que todo el mundo sepa cuáles son sus políticas y sus procedimientos.
Capacitar rápida y correctamente a los colaboradores de la organización tanto a los de nuevo ingreso como a los de mayor antigüedad.
Incrementar las ventas, utilidades y desempeño de nuestros franquiciatario.
Mejorar la comunicación con los franquiciatarios al clasificar derechos y responsabilidades y darlesacceso a la información actualizada de nuestra página web.
Mantener capacitados a los franquiciatarios.
Generar la versión 0 (cero cero) de los manuales de políticas y procedimientos.


Técnicas del libreto


Se compone de tres partes:

1. Mencionar el actor (persona que va a realizar la actividad) se debe poner el puesto de la persona, no del área, ni su nombre de pila. Se debe decir elgerente de Recursos Humanos, no la Gerencia de Recursos Humanos ni el Lic. Luis Martínez, se debe decir el jefe de ventas no la jefatura de ventas, ni Juan Sánchez.

2. Asignar un número consecutivo de la actividad a desarrollar por cada autor que va interactuando en el procedimiento.

3. Descubrir la actividad que realiza el actor, iniciando siempre con un verbo de acción que indique, con lamayor precisión posible en cada actividad, los formatos, los métodos, las bitácoras, las consideraciones, los criterios, la información y las referencias que se van a utilizar para asegurar que dicha actividad sea realizada correctamente.











Contenido del manual de procedimientos
Documentos controlados
Utilidad para las personas y la organización
1. Descripciones del puestoQue los colaboradores realizan actividades de alto valor agregado que contribuyan al éxito global de la organización.
2. Especificaciones
Saber cuáles son los límites de calidad establecida para los insumos, los productos en proceso y productos terminados.
3. Formatos
Guiar a los colaboradores en el tipo de información que se requiere recopilar para elaborar un documento o un soporte.
4.Instructivo de llenado de formato
Asegurarse de que la gente sepa llenar los formatos al cien por ciento.
5. Métodos
Que las personas cuando trabajen solas en una actividad, hagan un trabajo y un producto de calidad.
6. Organigrama
Definir líneas de autoridad y supervisión de los colaboradores dentro de la organización.
7. Perfiles del puesto
Definir los requisitos mínimos que debe cumpliruna persona para incrementar las probabilidades de desempeñar bien un puesto dentro de la organización.
8. Planes de calidad
Que los responsables de procesos visualicen la alineación de sus documentos controlados con sus registros controlados.
9. Políticas
Que las personas tomen decisiones rutinarias dentro de las directrices autorizadas.
10. Procedimientos
Que las personas interactúen con...