Manual De Procedimientos

1.-INTRODUCCIÓN
2.-ALCANCE
3.-OBJETIVO
4.-RESPONSABILIDAD
5.-POLÍTICAS
6.-PROCEDIMIENTO
7.-ANEXOS

1.- INTRODUCCIÓN:

El presente documento contiene las Políticas para gastos de viaje de la empresa “Grupo Audelo”, donde se establecen los controles necesarios relacionados con la autorización, definición y comprobación de los gastos de viaje en que incurra el personal de la empresa pormotivos de trabajo.

El objetivo de este documento es asegurarse de que todos los empleados comprendan claramente las políticas y procedimientos para viajes de negocios.

La siguiente política es de observación general y aplicación inmediata a partir de la fecha de publicación de la misma. El desconocimiento de ésta no exime a nadie de su cumplimiento.

2.-ALCANCE:

A todo el personal de“Grupo Audelo”

3.-OBJETIVO:

Establecer y dar a conocer a los empleados del “Grupo Audelo” las políticas y procedimientos para viajes de negocios.

4.-RESPONSABILIDADES

* Responsabilidad y Cumplimiento

* Es responsabilidad del Jefe Inmediato autorizar la solicitud de gastos de viaje, considerando el costo-beneficio, la razonabilidad y el objetivo del viaje, así como ladisponibilidad en el flujo de efectivo.
* El comisionada es responsable de cumplir con la política de viajes. La persona que aprueba es responsable de revisar minuciosamente los reportes de gastos para asegurarse que cumplen con ellas.
* La empresa “Grupo Audelo” reembolsara a los empleados por todos los gastos necesarios y razonables que se generen al viajar por negocios de la compañía queestén debidamente autorizados.
* La empresa “Grupo Audelo” no asume obligación ninguna de re-embolsar los gastos que no cumplan con esta política.

5.-POLÍTICAS

A. Proceso de Autorización de Gastos para Viajes.

1. Solicitud: Toda solicitud de viáticos deberá ser revisada y autorizada por la Dirección de Administración y Finanzas. Dicha autorización estará basada en larazonabilidad y el objetivo del viaje, así como a la disponibilidad en el flujo de efectivo.
1. Recursos:
* Los recursos para el gasto se entregará hasta un día antes de realizar el viaje.
* Los recursos para viaje son responsabilidad de la persona que viaja, independientemente de quién las autoriza.
* Cuando viajen más de dos personas de la empresa, cada una deberá presentar susolicitud de viáticos por separado, es decir no se podrán hacer reembolsos a nombre de una sola persona cuando salgan en grupo.
* Cuando el viaje sea cancelado y el recurso ya hubiese sido entregado, se deberá depositar éste a más tardar el segundo día hábil después de la cancelación y entregar los comprobantes de ésta transacción (copia del documento que ampare la dotación y ficha del depósito) aldepartamento de contabilidad correspondiente.
* Los recursos para el viaje a realizar no se deberá utilizar para otro concepto.
1. Seguro:
* Toda persona que viaje por aire por parte de la empresa “Grupo Audelo” deberá estar asegurada por accidentes durante el vuelo. Los gastos de ésta póliza se consideran gastos de viaje. Cualquier otro seguro adicional que contrate el usuario, serásolventado por él mismo.

B. Niveles para los criterios de gasto:
Para determinar los límites de gastos en hospedaje y alimentos se han fijado dos niveles de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa:

Nivel A: Directores
Nivel B: Jefes y asistentes

Los limites de gasto para hoteles y alimentos se deberán dar a conocer a todo el personal que realice viajes.

C.Transportación

1. Transporte Aéreo

* Autorización: Los viajes por avión sólo serán autorizados cuando excedan de 6 horas de distancia vía terrestre.
* Clase: La clase de servicio a utilizar en transportación aérea en viajes nacionales e internacionales será de tipo económica.
* Tarifa aérea más baja: Los pasajeros deberán reservar con la mayor anticipación...