Manual de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos: contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.

Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos,Auditoria Interna, Sistema de Mejora y Control de la documentación.

Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para complementar procesos específicos.

Manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidadadministrativa, o de dos o más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquina o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de laempresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando o no adecuadamente.

1. Utilidad:

Permite conocer el funcionamientointerno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que sedesee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad,etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para informar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas y errores. Facilita las labores de auditoria,evaluaciòn de control interno y su evaluaciòn. Aumenta la eficienca de los empleados, indicàndoles lo que deben de hacer y còmo deben de hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mètodos.

CONFORMACION DEL MANUAL

A) Identificacòn: Este documento debe deincorporar los siguientes elementos:

* Logotipo de la organización: Nombre oficial e la organización, denominación y extensión, de pertenecer a una unidad particular debe anotarse el nombre de la misma, lugar y fecha de elaboración, Numero de revisiòn (en su caso), Unidades de la organización, revisiòn y autorización, Clave de la forma.En primer tèrmino, las siglas de la organización, en segundo lugarlas siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ùltimo, el numero de la forma. Entre las siglas y el numero debe colocarse un guiòn o diagonal.

B) Indice o Contenido: Relaciòn de los capìtulos y pàginas correspondientes que forman parte del documento.

C) Pròlogo o Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, àreas de aplicación e importancia desu revisiòn y actualizaciòn. `Puede incluir un mensaje de la màxima autoridad de las àreas comprendidas en el manual.

D) Objetivos de los Procedimientos: Explicación del pròposito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas y...