Manual De Procedimientos

Manual de procedimientos
Un manual de procedimientos es el documento que
contiene la descripción de actividades que deben seguirse
en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad
y participación. Suelen contener información y ejemplos
deformularios, autorizaciones o documentos necesarios,
màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación
y controlinterno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben
desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser
un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora
de implantar, por ejemplouna ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:
• Tratamiento de No Conformidades pos no idea
• Auditoría Interna
actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.

• Sistema de Mejora
• Control de la documentación.

Conformación Del Manual
Utilidad Permite conocer el funcionamientointerno
por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en
forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Quese
desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para
establecer un sistema de información o bien modificar el
ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento
de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades
por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría,evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la
eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de

• IDENTIFICACIÓN.Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombrede la misma.
Lugar y fecha de elaboración. Nùmero de revisión (en su
caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión
y/o autorización. Clave de la forma. En primer término,
las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas
de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y,
por último, el número de la forma. Entre las siglas y el
nùmero debe colocarse un guiòn o diagonal.
•ÍNDICE O CONTENIDO. Relación de los capítu1

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los y pàginas correspondientes que forman parte del
documento.
• PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. Exposición
sobre el documento, su contenido, objeto, àreas de
aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
• OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicación delpropósito que se pretende cumplir con
los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento
de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;
simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar
las labores de auditoría; la evaluación del control interno
y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes
conozcan si el trabajo se está realizando...