MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Efectivo y cajas
Detallar los procedimientos a efectuar por las diferentes áreas de la organización involucradas en la operatoria de manejo de fondos para el desarrollo de la actividad diaria de la empresa, identificando las actividades de control y resguardo de los recursos económicos, con el objetivo de minimizar los riesgos operacionales y financieros, además de cumplir con las disposicioneslegales en la materia y las políticas de sana y fluida administración de los recursos financieros de la empresa.
Procedimientos
Creación y Asignación del Fondo de Cambio
Sector: Junta Directiva
Responsable: Junta Directiva
• Mediante resolución especial, la Junta Directiva autoriza los montos de los Fondos de Cambio que manejará cada Oficina.
• La Cooperativa difunde la resolución especial a losGerentes y Jefes involucrados en el manejo de fondos.

Sector: Gerencia General / Filial
Responsable: Gerente General / Gerente de Filial
• Recibe la resolución especial que determina los montos que corresponden a cada Oficina en concepto de Fondo de Cambio (Fondo) y se encarga de hacer contratar con una Compañía Aseguradora, la póliza por la totalidad del Fondo.
• Procede a situar el Fondo, paralo cual ordena emitir nota (por duplicado) que firma, sella y remite:
El original, al Cajero que tendrá a su cargo el manejo del mismo, indicándole tal hecho e instruyéndolo sobre la firma de un pagaré o letra de cambio -en calidad de fianza de fidelidad o caución- por el importe del dinero asignado. Adjunta Reglamento de Caja en el cual encontrará la normativa que deberá cumplir, respecto delmanejo del Fondo de Cambio y del cual no podrá alegar desconocimiento.
El duplicado, al Cajero General que tiene a su cargo a la persona que se encargará del manejo del Fondo.
• En oportunidad de recibir la fianza o caución, obtiene dos copias que firma y sella al dorso (en señal de haber recibido el original) remitiendo una copia al Cajero General que tiene a su cargo a la persona que se encargarádel manejo del Fondo y la otra ordena remitirla a la Compañía Aseguradora para efectos del rendimiento de la caución.
Resguarda la fianza o caución original en un archivo de acceso restringido, creado al efecto.
• Emite formulario de solicitud del Fondo de Cambio, lo firma, sella y remite al Cajero General indicado, para que solicite cheque a Contabilidad, lo envíe al cobro y posteriormenteentregue el efectivo al Cajero a su cargo.
Manejo Inicial del Fondo de Cambio
Sector: Cajas
Responsable: Cajero
• Recibe nota informando la asignación del Fondo de Cambio, las instrucciones para la firma de la fianza de fidelidad correspondiente y el Reglamento de Caja.
• Procede según lo indicado, entregando la fianza al Gerente General/Filial.
• Al momento de apertura de caja, recibe del CajeroGeneral, el importe del dinero asignado para la operatoria diaria, integra formulario de reposición de caja, indicando el importe que recibe, en números y letras, lo firma y sella y lo entrega al
• Recibe copia de la nota de asignación del Fondo de Cambio al Cajero bajo su mando y la fotocopia de la fianza firmada por éste con el sello y firma del Gerente
General/Filial al dorso de la misma.
• Registraen una planilla fecha de recepción de la nota, Nombre y Número del Cajero y el importe del Fondo de Cambio asignado al mismo.
• Archiva la documentación recibida en un fólder organizado por Número de Cajero.
• Recibe formulario de solicitud del Fondo de Cambio autorizado por el Gerente
General y lo remite a Contabilidad, solicitando el cheque correspondiente.
• Recibe cheque, lo ingresa al sistemacontable como recibido y enviado al cobro.
• Recibe el efectivo contra entrega del recibo del cheque, firmado por el Banco.
• Ingresa al sistema y contabiliza la operación de recepción de efectivo.
• Al momento de apertura de cajas, entrega al Cajero el importe del dinero asignado para la operatoria diaria, recibiendo el formulario de reposición de caja, integrado y firmado por éste el cual...