Manual de procedimientos

Manual de procedimientos
es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. claro esta
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios,autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y suvigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO,ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:
Tratamiento de No Conformidades pos no idea
Auditoría Interna
Sistema de Mejora
Control de la documentación.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
 
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tantolas acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un
tiempo definido.                                   , .
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjuntode labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
 
Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y
Eficazdesarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
 
          Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
 
a.     Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
b.     Auxilian en la inducción al puesto.
c.     Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d.     Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e.     Indican lasinterrelaciones con otras áreas de trabajo.
f.      Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
g.     Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.
h.     Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
i.       Proporcionan una visiónintegral de la empresa al personal.
j.       Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
k.     Son guías del trabajo a ejecutar.
 
Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.
 
Elaboración
 
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir lossiguientes pasos:
 
Definir el contenido:
          Introducción.
          Objetivos.
          Áreas de aplicación.
          Responsables.
          Políticas.
          Descripción de las operaciones.
          Formatos.
          Diagramas de flujo.
          Terminología.
 
 
Recopilación de información.
Estudio preliminar de las áreas.
Elaboración de inventario de...