Manual de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades del área de acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse.

Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su información se clasifican en:
ManualGeneral de Procedimientos.- Contiene la descripción de los procedimientos de toda Dependencia o Entidad.
Manual Específico de Procedimientos.- Comprende las actividades a realizarse en un área en especial de la
Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretaría, Dirección General, Dirección, Subdirección, Departamento, etc.

3.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La información queintegrará el Manual de Procedimientos dependerá de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo, pueden considerarse los siguientes puntos:

Portada
Índice
Presentación
Estructura Orgánica
Simbología
Descripción de Procedimientos
Diagramas de Flujo
Directorio
Firmas de Autorización

El contenido del Manual de Procedimientos varía de acuerdo alobjetivo de la Dependencia o Entidad y es muy similar al de Organización, por lo que sólo se definirá la descripción de procedimientos y los diagramas de flujo.

3.2 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
Es la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuantotiempo se hacen; señalando a los responsables de llevarlo a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas, deberá señalarse el nombre de la que tiene a su cargo cada operación.

La identificación del procedimiento se presenta mediante:
1. Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo, de acuerdo con la función o actividad que se describa, debe iniciaren sustantivo, ejemplo: “Integración de la bitácora del suministro de combustible y lubricantes de los vehículos oficiales”.

Cabe mencionar que las actividades inherentes al puesto, no se deben desarrollar como procedimientos.

2. Objetivo.- Expresa claramente el resultado que se busca obtener al realizar las actividades y operaciones que integran el procedimiento e inicia con verbo eninfinitivo.

3. Normas.- Describen los lineamientos específicos a los que se sujeta la realización de una actividad o procedimiento y deben redactarse en afirmativo e iniciar con sujeto y verbo en futuro.
En la redacción de los objetivos y normas es necesario considerar lo siguiente:

- Evitar el uso de palabras que puedan entenderse en dos o más sentidos.
- Excluir adverbios de tiempo, lugar omodo, que denoten imprecisiones, por ejemplo: mucho, poco o de gran responsabilidad.
Ejemplo: La documentación comprobatoria se recibirá siempre y cuando cumpla con los requisitos fiscales y de control interno establecidos.

4. Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el procedimiento (anual, mensual, semanal, diaria, periódica, eventual, etc.)
Es importante señalar que lafrecuencia indicada como “periódica” se utiliza para denotar que el procedimiento no tiene periodicidad definida pero se realiza con cierta regularidad.
Asimismo, la frecuencia identificada como “eventual” se utiliza para indicar que el procedimiento no tiene una frecuencia definida y que se realiza cuando se presente el evento.

5. Descripción narrativa.- Es la explicación escrita, en formalógica y secuencial, de cada una de las actividades u operaciones a realizar dentro de un procedimiento, expresa el orden en que se desempeña el trabajo y señala quienes son los responsables de su ejecución.
Para su redacción y presentación:
Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (entrega, recibe, revisa).
La redacción de cada actividad...