MANUAL DE PROCESOS

Manual de Procedimientos
Enterprise Resource Planning
-SmartBIT ERP-

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ERP

CONTENIDO
CONTENIDO
I.
II.

III.

IV.

V.

VI.

GENERALIDADES DEL SISTEMA
CONTABILIDAD
1. Creación de asientos contables
2. Modificación de asientos contables

PAGINA
3
8
11

BANCOS Y CAJA
1. Movimientos bancarios
2. Autorización de movimientos
3.Impresión/Aplicación de movimientos

16
20
23

CUENTAS POR COBRAR
1. Cargos
2. Abonos

26
29

CUENTAS POR PAGAR
1. Cargos
2. Abonos

35
38

INVENTARIOS Y FACTURACION
1. Movimientos de ventas
2. Movimientos de compras
3. Salidas de inventario
4. Entradas de inventario
5. Operaciones Generales
5.1 Certificados de Regalo
5.2 Promociones
6. Procesos
6.1 Autorización de pedidos
6.2 Validaciónde pedidos

44
52
59
64
69
76
80
82

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ERP

2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ERP

GENERALIDADES
DEL SISTEMA

3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ERP

GENERALIDADES DEL SISTEMA
Para poder empezar a utilizar el sistema se deben conocer varias funciones generales de este.


El funcionamiento de los botones de la barra superior que se encuentra en lapantalla
principal del sistema.

Primero, ultimo, anterior y siguiente: Se utilizan para navegar dentro de
los registros guardados.

Nuevo: Crea un nuevo registro o movimiento.

Editar: Edita un registro o un movimiento que ya ha sido creado.

Cancelar: Cancela una operación o movimiento.

Guardar: Guarda el registro o movimiento realizado o editado.

Eliminar: Elimina un registroguardado.

4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ERP

Actualizar: Actualiza la ventana que se está seleccionada.

Obtener datos: Se utiliza para obtener la información en reportes o
consultas, luego de establecer parámetros iniciales según ventana.

Exportar a WEB: Exporta las consultas o reportes a una página WEB.

Exportar a Excel: Exporta las consultas o reportes a una hoja de Excel.

Vistaprevia: Genera una vista previa de los movimientos, consultas o
reportes dentro del sistema.

Filtros y Grupos: Permite realizar consultas o reportes más específicos,
filtrando la información o creando agrupadores.

Cambiar Usuario: Permite cambiar de empresa o de usuario



La tecla F1 se utiliza para realizar búsquedas dentro de la base de datos. El sistema le
permite realizarbúsquedas de clientes, proveedores, empleados, artículos, códigos, cuentas
contables, documentos creados con anterioridad, etc.

1. Colocarse sobre el campo donde se quiere realizar la búsqueda.
2. Presionar la tecla F1

5

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ERP


En el menú de opciones del sistema, se encuentran los módulos de SmartBIT. Cada módulo
está dividido en tres áreas principales.
-MANTENIMIENTOS: Se utilizara para realizar configuraciones previas a los
movimientos.

-

MOVIMIENTOS: En este se llevara a cabo la creación de operaciones

-

CONSULTAS Y REPORTES: Se utiliza para crear reportes o consultas de los
movimientos realizados, utilizando parámetros específicos.

 En el área de ventanas, en opciones del sistema, se puede ver cuáles son las ventanas
abiertas yordenarlas de la manera que mejor convenga.

[Ventanas ordenadas de forma horizontal.]

6

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ERP

CONTABILIDAD

7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ERP

MODULO DE CONTABILIDAD
 ASIENTOS CONTABLES

En esta ventana estarán registrados todos los movimientos realizados en todos los módulos, como
en un libro diario de contabilidad.
OPERACIONES PERMITIDAS:
-Ingresos
Egresos
Ventas
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Inventarios
Activos fijos
Planilla
Ajustes
Apertura
Cierre contable

Para poder ingresar a esta ventana siga los siguientes pasos:

1. En el menú de opciones del sistema, busque el módulo de contabilidad.
2. Ingrese a movimientos.
3. Abra la ventana de Asientos Contables.

8

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ERP

Para poder...