Manual de procesos

Manual de Procesos
Documentación de Procesos USBI-VER
Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información

Universidad Veracruzana Región Veracruz-Boca del Río México Febrero 16 de 2003

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Fecha de Aprobación: de 2004

CONTENIDO

1. Documentación de Procesos 1.1 1.2 1.3 1.4 Selección de Temas Búsqueda de la Información Evaluación de laInformación Organización de la Información

Documentación de Procesos
Manual de Procesos USBI-VER
Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información

Universidad Veracruzana Región Veracruz-Boca del Río México Marzo 08 de 2004

Nombre del proceso
Documentación de Procesos

Clave (opcional) MP1 No. De emisión 01

Proceso
Documentación de Procesos

Responsable
Coordinador deDocumentación de Procesos

Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6. Justificación de la existencia del proceso en BiV-UV Objetivo Elementos Descripción Observaciones Diagrama de Proceso Anexos 1. Bibliografía

1. JUSTIFICACIÓN Este proceso tiene lugar dado el cúmulo de actividades que se llevan a cabo dentro de USBI-VER, las cuáles permiten brindar un servicio informativo de calidad a la comunidaduniversitaria. 2. OBJETIVO El propósito de este manual es facilitar al coordinador de documentación de procesos de USBI-VER o cualquier persona previamente autorizada por la administración realizar el proceso. 3. DEFINICION ¿Qué es un proceso? Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, generando un output(resultado). Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado. Desde este punto de vista, una organización cualquiera puede ser considerada como un sistema de procesos, más o menos relacionados entre sí, en los que buena parte de los inputs serán generados por proveedores internos, y cuyos resultados irán frecuentemente dirigidos haciaclientes también internos. Documentación de procesos. Es un método estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave. Siempre que un proceso vaya a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como punto de partida. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni sedelimiten. Los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.

4. ELEMENTOS Los elementos que forman parte del análisis de la documentación de procesos son: Identificación y documentación. Lo habitual en las organizaciones es que los procesosno estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados. Definición de objetivos. La descripción y definición operativa de los objetivos es una actividad propia de ladocumentación. Esto permitirá orientar los procesos hacia la Calidad, es decir hacia la satisfacción de necesidades y expectativas. Identificación de responsables de los procesos. Al estar, por lo común, distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales. El encargado del proceso puededelegar este liderazgo en un equipo o en otra persona que tenga un conocimiento importante sobre el proceso, pero es vital que, este primero esté informado de las acciones y decisiones que afectan al proceso, ya que la responsabilidad no se delega por lo tanto debe tener control sobre el mismo desde el principio hasta el final. Reducción de etapas y tiempos. Generalmente existe una sustancial...