Manual De Prodeimiento Para Manejo De Caja Chica

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE CAJA CHICA
ANTECEDENTES

En el marco de la dinámica estructural y administrativa de la Empresa CONSVAR SRL, existe la necesidad de implantar un Manual de Procedimientos para el "Manejo de Caja Chica”,   de manera que este instrumento permita agilizar las contrataciones menores directas así como también efectuar un adecuado manejo operativo de los citadosrecursos por parte de los empleados o trabajadores responsables en la Institución.

OBJETIVOS DE CAJA CHICA Y/O FONDO ROTATIVO

Objetivo General

Agilizar las adquisiciones de bienes y servicios menores directos y de emergencia de la Empresa.

Objetivos Específicos

* Permitir la correcta utilización de los fondos asignados para gastos menores directos, evitando el trámite frecuentede cheques.
* Facilitar el proceso de contabilización y registro de las erogaciones menores de manera integral, efectuadas en todas las dependencias de la Institución.
* Establecer un control eficiente sobre gastos menores.
* Regular los procesos operativos de los gastos efectuados por Caja Chica o Fondo rotativo.

DEFINICIONES

Caja chica.- Es el desembolso de recursos autorizadospor la Gerencia General y/o la Jefatura de Finanzas, en favor de la Asistente de Gerencia, con destino a gastos menores directos y de emergencia, resultantes del proceso operativo de la Empresa.

Cuantía.- Es la cantidad de recursos monetarios fijada por el Gerente General, previo análisis de la oportunidad del gasto con la Dirección de Gestión y Finanzas, con destino de recursos para la cajachica arriba mencionados.

Responsable de Caja Chica.- Es el empleado o trabajador de la Empresa habilitado, (Asistente Administrativa), al que bajo garantía, se le entrega recursos con cargo a rendición de cuenta documentada, para su manejo y administración, mediante un memorándum de designación como responsable de caja chica.

RESPONSABILIDADES

La responsabilidad sobre el uso adecuado delos fondos en caja chica descansa exclusivamente en el funcionario que los tienen bajo su custodia y el departamento financiero que debe vigilar para que todos los gastos realizados por caja chica estén de acuerdo con los procedimientos aquí establecidos.

NORMAS ESPECÍFICAS Y PROCEDIMIENTOS

1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contra presentación dejustificativos o comprobantes de pago. El monto máximo de cada gasto será de Bs.1.500 para la caja chica.
2. Se prohíbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar préstamos, cambiar cheques o pagar, combustibles, tarjetas de presentación personal, herramientas, equipo menor, viáticos o cualquier operación diferente a su propia finalidad. Además no deben adquirir artículos que son incluidos encompras de la Empresa.

3. Cuando el funcionario reciba un fondo de caja chica este deberá firmar un documento de constancia al recibir los fondos.

4. Todos los pagos que se hagan deberán ser aprobados por el jefe inmediato del responsable de caja chica.

5. El encargado de la caja chica debe solicitar a la Gerencia General, el reembolso de los gastos cuando los mismos, hayan alcanzado un montoque no sea inferior al 25% ni superior al 80% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposición.

6. Se deberá anotar en cada factura el número de la cuenta contable a la cual debe cargar su importe, con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Cuando el vendedor sea una persona jurídica la factura debe estar debidamente membretada,especificándose en ella todos los datos requeridos.
Las facturas deben estar hechas a nombre de CONSVAR SRL, identificando la fecha en que se hizo la compra, todos los datos deben ser claros y no se admitirán borrones o tachaduras.

7. Queda totalmente prohibido el fraccionamiento de las compras que se hacen por medio de la Caja Chica con el fin de eludir los trámites de compra establecidos por la...